Database management en rapporteren in Excel

Excel, het Microsoft calculatieprogramma dat is opgebouwd uit spreadsheets, wordt in de dagelijkse praktijk van de credit manager voor de meest uiteenlopende taken gebruikt.
Het aanleggen en bijhouden van databases, budgetten, subadministraties, ouderdoms-overzichten en rapportages zijn veel voorkomende toepassingen. Het is dan ook geen wonder dat menig gespecialiseerd softwareleverancier als grootste concurrent voor de eigen maatwerkapplicaties ‘Excel' noemt.

Only fools rush in ...

Elke credit manager kent (on)bewust het grootste voordeel van Excel: de flexibiliteit waarmee de software naar eigen inzicht kan worden ingericht en ingezet voor allerhande toepassingen. De grootste kracht van Excel is daarmee echter ook de diepste valkuil; vanwege de flexibiliteit is er in het geheel géén sprake van een ‘controlled environment'.

Zodra de credit manager dus kiest voor een zelf ontworpen toepassing in Excel is het meer dan raadzaam dat hij niet alleen de werking van de spreadsheets en formules kent maar zich ook bewust is van de beperkingen van deze formules in relatie tot de context.
Het Engelse gezegde ‘A tool in the hands of a fool is nothing more than a tool in the hands of a fool', gaat bij voorbaat op voor Excel!

Het afgelopen jaar zijn er bij Kluwer een tweetal boeken over specifieke Excel toepassingen verschenen: Database management en analyse met Microsoft Excel van Mark Rosenkrantz en Rapporteren in Excel van René Slagter. De uitgaven staan weliswaar op zich zelf maar zijn complementair te gebruiken. De doelgroep van bovenstaande boeken wordt gevormd door de diverse financiële functies: administrateurs, controllers en creditmanagers.

Database management en analyse met Excel

Zoals de titel doet vermoeden is deze uitgave geheel gewijd aan het gebruik van Excel als database pakket. Het boek behandelt in negen hoofdstukken de hoofdfases en bijkomende aspecten van database management. Deze opzet komt de toegankelijkheid tot de materie zeker ten goede. In het eerste hoofdstuk wordt aandacht besteed aan de eerste twee fases van database management: de opzet van de database en de input (brondata). In de volgende zes hoofdstukken wordt uitgebreid ingegaan op de diverse aspecten rond het beheer en onderhoud van een database in Excel.

Onderwerpen als dataformulieren, filters, functies, opmaak en gegevensvalidatie passeren de revue. Met name in deze hoofdstukken wordt de lezer getrakteerd op een keur van functies, formules en wizards. Door de duidelijke opzet van het boek, de praktische inslag en de begeleidende illustraties zal de lezer echter niet snel het spoor bijster raken. De laatste twee hoofdstukken behandelen ten slotte op summiere wijze de output van een database: de tabellen en grafieken.

Rapporteren in Excel

Ook deze uitgave steekt van wal met een hoofdstuk over brondata. De verhandeling over deze data is echter beknopt van opzet. Daarna gaat het boek verder waar het drukwerk over database management ophield: de grafische presentatie van cijfers. In een aantal hoofdstukken worden diverse fraaie presentatietechnieken besproken.

Bovendien wordt via een stap-voor-stap methode uit de doeken gedaan hoe deze presentaties kunnen worden gebouwd. Aan bod komen uiteraard de grafiektypen die Excel standaard biedt.  Echt interessant wordt het echter pas bij de uitleg over data compressie methoden, het gebruik van Webdings en de bouw van snelheidsmeters en dashboards voor de presentatie van management informatie.

De boeken ‘Database Management en Analyse met Microsoft Excel' en ‘Rapporteren in Excel, In negen stappen naar heldere rapportages' zijn in 2009 respectievelijk 2010 verschenen bij Kluwer.

Titel : Database Management en Analyse met Microsoft Excel
Auteur : Mark Rosenkrantz
Uitgever : Kluwer, Deventer
ISBN : 978-90-13-07057-6
Prijs : € 37,50

Titel : Rapporteren in Excel, In negen stappen naar heldere rapportages
Auteur : René Slagter
Uitgever : Kluwer, Deventer
ISBN : 978-90-13-07539-7
Prijs : € 34,95

Wilt u meer te weten komen over de mogelijkheden om Excel effectief in te zetten op uw afdeling Credit Management? Volg dan ook de training Excel voor debiteurenbeheerders met Irma de Bruijn. Kijk voor meer informatie en inschrijven op: www.nlacademy.nl