E-invoicing sleutel naar operational excellence

97% van de bedrijven gelooft dat e-invoicing kan bijdragen aan het operationele succes van een bedrijf. Dit adoptieproces wordt veelal geremd omdat leveranciers de mogelijkheden wordt onthouden om digitaal transacties te voltooien en omdat zij worden verplicht om verschillende portals te gebruiken. Dit zijn de voornaamste conclusies uit het onderzoek
E-invoicing: A Global View dat in opdracht van Basware is uitgevoerd.

Het onderzoek werd gehouden onder 1400 financiële professionals. In het onderzoek werd niet alleen gekeken naar de verschillende adoptieniveaus van e-invoicing maar ook naar de omvang waarmee elektronisch factureren het bedrijfsleven kan ondersteunen bij het verbeteren van de leveranciersrelatie, het optimaliseren van de cashflow en het verbeteren van het werkkapitaal.

Terwijl het digitaal verwerken van facturen en aankooporders door het bedrijfsleven breed worden erkend - meer liefst tweederde geeft aan dat het een positieve invloed op hun zaken heeft - blijft het adoptieniveau laag. De meerderheid (56%) ontvangt op dit moment minder dan 20% van zijn rekeningen maandelijks digitaal, en slechts 9% van de respondenten gaf aan hoge pieken in de digitale factuurverwerking te ervaren. Hierbij vindt 93% dat de factuurverwerking op dit moment kan worden verbeterd.

72% van de ondervraagden gaf aan dat operationele efficiency in 2011 bovenaan het prioriteitenlijstje staat; alle respondenten geven aan dat e-invoicing hier een prominente rol in speelt. Ondanks dit feit lopen veel bedrijven aan tegen zaken die dit adoptieproces vertragen: denk daarbij aan compliance en de tijd en energie die je in je leveranciers moet steken om ze digitaal transacties te laten voltooien.

Bij de onderzochte bedrijven komt 74% van de facturen op papier binnen en deze worden vervolgens voor verdere, voornamelijk handmatige workflows gescand. Deze niet-geautomatiseerde processen hebben duidelijk impact op de organisaties omdat bedrijven geen vruchten kunnen plukken van een geoptimaliseerde cashflow, werkkapitaalmanagement en lagere aankoopkosten.

Een grote uitdaging is het ontbreken van interoperabiliteit tussen de verschillende e-invoicing netwerken, waarbij leveranciers worden beperkt door netwerken die alleen hun eigen documentformaten ondersteunen. 61% van de ondervraagden beveelt een open netwerk aan - waar elke willekeurige leverancier, afnemer of derde partij aan kan deelnemen zonder dat daar technologische voorwaarden aan zijn verbonden - om zo de efficiency én de winst te vergroten. Leveranciers zouden te allen tijde moeten kunnen deelnemen, ongeacht de grootte, branche of geografische ligging. Daarnaast beschouwt 46% van de financiële professionals de (gepercipieerde) adoptiekosten als voornaamste barrière voor de doorbraak van e-invoicing.

Jörgen Hensgens, Vice President Benelux bij Basware: "In een uitdagende economie staat een bedrijf, en in het bijzonder een financiële afdeling, onder druk om processen te stroomlijnen en de efficiency te vergroten. Hierbij kunnen zij niet langer vertrouwen op processen waarbij nog steeds handmatige tussenkomst plaatsvindt. E-invoicing biedt meerdere voordelen op het gebied van tijd- en kostenbesparing. Voor bedrijven is het nu een enorme uitdaging om met hun leveranciers te werken en hen te overtuigen van de toegevoegde waarde van e-invoicing."