De gemeente Rotterdam behoort inmiddels ruim een jaar tot de grote organisaties die zich hebben aangesloten bij Betaalme.nu, het initiatief om bedrijven uit het MKB te helpen sneller hun facturen betaald te krijgen. Zoals elke deelnemer heeft ook de gemeente Rotterdam in een manifest toegelicht hoe ze hier in de praktijk invulling aan geeft: alle leveranciers krijgen betalingstermijnen van uiterlijk dertig dagen. Inmiddels heeft de gemeente de factuurverwerking zodanig efficiënt ingericht, dat betalingen veel sneller dan die dertig dagen mogelijk zijn. De gemeente betaalt leveranciers doorgaans binnen elf dagen.
Op de vraag waarom de gemeente Rotterdam zich heeft aangesloten bij Betaalme.nu, antwoordt wethouder Adriaan Visser van Financiën en Organisatie: “We waren destijds al enige tijd aan het kijken naar hoe we de verwerking van inkomende facturen konden verbeteren. Voor de gemeente is het belangrijk dat facturen van onze leveranciers uit het MKB snel betaald worden, zodat ze meer ruimte krijgen om te doen waar zij echt goed in zijn, namelijk ondernemen. Daarom zijn mensen in mijn staf heel gefocust gaan kijken naar hoe we omgaan met onze debiteuren. We constateerden dat het proces soms langer duurde dan wenselijk. Zoiets heeft een negatieve invloed op onze reputatie als opdrachtgever; sommige aanbieders willen dan toch minder graag toeleverancier zijn.”
Overheden hebben de verplichting om leveranciers binnen 30 dagen te betalen. Geregeld verschijnen er berichten die suggereren dat juist gemeenten deze termijn overschrijden. Visser herkent dat beeld wel. “Dat die verplichting bestaat, wil niet zeggen dat iedereen er steeds in slaagt om daaraan te voldoen. Dat lukte bij ons ook niet altijd. Juist dat was voor ons de reden om het proces te gaan automatiseren.”
Daarbij is de gemeente Rotterdam gaan werken met een veelomvattend digitaal platform waarmee een groot aantal aspecten wordt beheerd, waaronder directe orders, inkoop en financiën. Een voordeel hierbij is dat de gemeente Rotterdam een gecentraliseerde structuur heeft, zodat de automatiseringsslag goed over de hele organisatie viel te harmoniseren. “Onze doelstelling was om de betalingstermijn over de gehele linie terug te brengen. Als je nu als afdeling binnen de gemeente een grote achterstand hebt, dan is wel de conclusie dat je het niet goed voor elkaar hebt.” Die achterstand moet dus worden aangepakt
Betaling binnen elf dagen
De gemeente is geslaagd in de doelstelling om de betalingstermijn terug te brengen. “Inmiddels zitten we doorgaans op een termijn van elf dagen na ontvangst van de digitale factuur”, vertelt Visser. Dat mag een overtuigend resultaat genoemd worden, maar het is wel een intensief proces geweest om dat te bewerkstelligen. “Wat bij ons van doorslaggevend belang is geweest, is dat we een toegewijd team hebben met de duidelijke instelling van: dit gaan we echt verder brengen. Die zijn heel zorgvuldig te werk gegaan: ze hebben uitgebreid gekeken welke stappen er nodig zijn, en veel mensen gesproken om te inventariseren waar het systeem allemaal aan moet voldoen.”
Het is een proces dat op veel mensen betrekking heeft, zowel binnen als buiten de organisatie. “Het vergt een nieuwe manier van werken. Bij mensen die daar niet aan gewend zijn, kan er soms weerstand ontstaan om het nieuwe systeem te omarmen, zodat je met je eigen organisatie aan de slag moet. Uiteindelijk zijn we er gekomen door de mensen uitgebreid in te lichten. Uiteraard moeten het systeem en de apparatuur beschikbaar zijn en goed werken. Daarnaast is het ook belangrijk dat er duidelijke afspraken worden gemaakt met toeleveranciers, zoals over hoe ze hun facturen digitaal aanleveren, zodat we die snel kunnen goedkeuren en verwerken.”
Twaalfduizend leveranciers
De stappen die de gemeente Rotterdam heeft gezet, hebben hun weerslag op een groot aantal ondernemers die toeleverancier zijn. “Het gaat om zo’n 1 miljard euro aan bestedingen, die bij twaalfduizend leveranciers terechtkomen”, vertelt Visser. “Rotterdam is een ondernemende stad, dus we vinden het belangrijk dat de gemeente zich ook ondernemend opstelt.”
Visser is heel positief over de resultaten van het project. “We zien dat het werkt, we kunnen er duidelijk de vruchten van plukken. Wat voor ons heel belangrijk is, is dat de gemeente Rotterdam wordt gezien als een betrouwbare partner om mee te werken.”
Havenbedrijf
In het manifest dat de gemeente Rotterdam voor Betaalme.nu heeft ondertekend, staat ook dat de gemeente hoopt dat de toeleveranciers en deelnemingen de toezeggingen van de gemeente zullen volgen. De belangrijkste deelneming van de gemeente is het Rotterdamse Havenbedrijf; eveneens een organisatie met een groot aantal toeleveranciers die veel baat kunnen hebben van snelle betaling. De gemeente Rotterdam kan wel zelf het goede voorbeeld geven en kennis delen, maar heeft weinig te zeggen over de factuurverwerking bij de haven. “Dat is echt een op zichzelf staand bedrijf”, benadrukt Visser.
Kennis delen met andere gemeenten
“We hebben waardevolle ervaring opgedaan in dit traject, en we zouden graag kennis over onze processen delen met andere gemeenten. Wat we hen in ieder geval kunnen adviseren is dat het een proces is waar je echt aandacht aan moet geven; je moet er zorgvuldig naar kijken. Uiteindelijk loont het zeer de moeite: als het slaagt, is het echt veel leuker werken.”
Bron: Betaalme.nu
