Er worden vanwege het coronavirus uitzonderlijke economische maatregelen getroffen. Het doel is om banen en inkomens te beschermen en de gevolgen voor zzp’ers, mkb-ondernemers en grootbedrijven op te vangen. Naast de maatregelen van de overheid zien we ook dat bijvoorbeeld banken hun steentje bijdragen door uitstel op aflossingen en rentebetalingen te verlenen aan ondernemers. Maar wat kunt u zelf doen om in deze tijd sneller betaald te krijgen?
De basis is simpel: Hoe minder werk het is voor uw klant om uw factuur te verwerken, des te sneller de betaling kan plaatsvinden. E-factureren is bedacht om de factuurverwerking te automatiseren. Overstappen op het aanleveren van e-facturen is daarmee één van de stappen naar sneller betaald worden. Niet voor niets heeft minister-president Mark Rutte afgelopen week tijdens het coronacrisisdebat benoemd dat overheidsinstanties e-facturen sneller zullen betalen. Een indirecte oproep aan crediteuren om e-facturen aan te leveren om zodoende de openstaande rekeningen sneller betaald te krijgen.
Handmatig een e-factuur maken
Mocht het binnen uw financiële systeem nog niet mogelijk zijn om een e-factuur aan te maken dan zijn er alternatieven die u snel verder helpen. Zo zijn er e-facturatie portalen waar u een account kunt aanmaken om vervolgens handmatig een e-factuur te maken. Vanuit het portaal kunt u de e-factuur rechtstreeks versturen naar de gewenste ontvanger. De factuur wordt gelijk opgenomen in het financiële systeem, gecontroleerd en klaargezet voor betaling. Hier komt geen handmatig werk meer aan te pas. Vraag aan uw klant welke velden, zoals vermelding van een ordernummer, verplicht zijn in de e-factuur om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Van PDF naar e-factuur
Creëert uw systeem standaard een PDF-factuur? Een PDF-factuur vraagt nog altijd om handmatige verwerking door de ontvanger, dit vertraagt het betalingsproces. Een tussenoplossing is om uw PDF-factuur automatisch om te laten zetten in een e-factuur (XML-formaat) zodat deze rechtstreeks afgeleverd wordt in het systeem van uw klant. Dit kan bijvoorbeeld met de oplossing PDF-2-FLOW.
Rechtstreekse e-facturatie koppeling tussen systemen
Stuurt u met regelmaat facturen naar bepaalde afnemers? Kies dan voor een rechtstreekse koppeling tussen beide systemen. U creëert in uw systeem een e-factuur en deze wordt gelijk opgenomen in het systeem van uw klant. Een groot voordeel is, naast de snelheid van het factureren, dat u op de hoogte wordt gehouden door middel van real-time notificaties. Bijvoorbeeld of de factuur ontvangen is én of deze gereed is gemaakt voor betaling. U heeft hierdoor optimaal inzicht in uw cash flow.
Factoring voor directe betaling
Wat u tevens kunt overwegen is het verleggen van het betalingsrisico middels factoring. Facturen die u indient worden door de factoringmaatschappij snel betaald, vaak zelfs binnen één werkdag. Uiteraard staat er wel een vergoeding tegenover, maar bij grote leveringen of slechte betaling ervaringen is het in deze tijd wellicht de investering waard om een gezonde cash flow te behouden.
Over het algemeen zal het automatiseren van het facturatieproces, en het volledig integreren ervan, resulteren in een meetbare ROI, vermindering van fouten én de verwerkingstijd. Wilt u meer weten over wat elektronisch factureren kan betekenen voor uw organisatie? Download dan de whitepaper van TIE Kinetix: Alles wat u moet weten over elektronisch factureren (editie 2020).
Bron: TIE Kinetix / Auteur: Arjan Sloot, Country Manager Benelux, TIE Kinetix
