Debiteurenteams worden geconfronteerd met een stille crisis. Niet een van kunde, maar van capaciteit. De dagelijkse strijd in het beheren van openstaande vorderingen is onhoudbaar geworden, met overvolle inboxen en een toename van burn-outs. Het probleem is niet alleen operationeel, maar ook strategisch. Wanneer medewerkers bedolven zijn onder administratieve taken, komt de financiële gezondheid van de organisatie in gevaar.
De kern van het probleem is e-mail. Volgens sectorgegevens besteden medewerkers gemiddeld acht minuten aan elke e-mail. Deze tijd wordt niet besteed aan activiteiten met een hoge toegevoegde waarde, zoals onderhandelen over betalingen of het oplossen van geschillen. In plaats daarvan wordt de tijd opgeslokt door het schakelen tussen taken: accountgegevens opzoeken, lange e-mailconversaties lezen, relevante informatie eruit halen en systemen handmatig bijwerken. Vermenigvuldig dat met honderden e-mails per week, en de kosten, zowel in menselijke als financiële termen, zijn duizelingwekkend. Om deze redenen stappen CFO’s over op geautomatiseerde software voor debiteurenbeheer. Maar AI is niet altijd een wondermiddel.
De verborgen kosten van inefficiëntie
Administratieve rompslomp in debiteurenbeheer is niet alleen slecht voor het moreel – het is een directe bedreiging voor het werkkapitaal. Wanneer medewerkers overbelast zijn, blijven rekeningen onbehandeld, slepen geschillen zich voort en worden opvolgacties gemist. Deze vertragingen leiden vaak tot verhoogde afschrijvingen en verslechterende klantrelaties.
Recente trends tonen aan dat oninbare vorderingen stijgen, waarbij veel organisaties een verdubbeling van de afschrijvingen op jaarbasis rapporteren. Naarmate de macro-economische druk toeneemt, zoeken financiële leiders naar manieren om hun positie te versterken. Maar zonder de onderliggende inefficiënties in de werkprocessen voor debiteurenbeheer aan te pakken, kunnen zelfs de meest robuuste financiële strategieën tekortschieten.
Geautomatiseerde software voor debiteurenbeheer: AI is geen wondermiddel
Geconfronteerd met toenemende druk, wenden veel organisaties zich tot automatisering, met name kunstmatige intelligentie (AI), als een mogelijke oplossing. De aantrekkingskracht is begrijpelijk: AI belooft snelheid, schaalbaarheid en minder handmatige inspanningen. Maar de realiteit is complexer.
AI kan, wanneer het zonder doordacht toezicht wordt ingezet, een bot instrument zijn. Slecht geïmplementeerde automatisering riskeert het verkeerd classificeren van communicatie, het onjuist afhandelen van gevoelige klantinteracties en het ondermijnen van vertrouwen. In debiteurenbeheer, waar nuance en het opbouwen van relaties cruciaal zijn, kan dit bijzonder schadelijk zijn.
De echte uitdaging is niet de toegang tot AI, maar het vertrouwen erin. Financiële professionals moeten erop kunnen vertrouwen dat automatisering hun oordeel zal ondersteunen, niet vervangen. Dat betekent dat er systemen moeten worden gebouwd die niet alleen intelligent zijn, maar ook transparant, aanpasbaar en verantwoordelijk.
Een slimmere aanpak met mensgerichte automatisering
Een opkomende best practice is het concept van “mensgerichte automatisering”. In plaats van medewerkers te vervangen, positioneert deze aanpak AI als een partner die repetitieve taken afhandelt en tegelijkertijd ruimte laat voor menselijk toezicht en ingrijpen.
Effectieve tools voor mensgerichte automatisering doen het volgende:
- Inkomende e-mails categoriseren (bv. geschillen, betalingsbevestigingen) voor eenvoudigere triage.
- Belangrijke gegevens uit e-mailconversaties halen en samenvatten.
- Volgende stappen aanbevelen en antwoorden opstellen die de medewerker kan controleren.
- Taken aanmaken op basis van e-mailinhoud en vereiste acties.
- Leren van de aanpassingen door de medewerker om een gepersonaliseerde communicatiestijl te ontwikkelen.
Cruciaal is dat deze systemen een verificatiestap bieden – één enkele klik waarmee medewerkers door AI gegenereerde acties kunnen goedkeuren, aanpassen of negeren. Deze feedbackloop bouwt niet alleen vertrouwen op, maar traint ook de AI om zich in de loop van de tijd te verbeteren, zodat de output overeenkomt met de standaarden en de toon van het team.
Van knelpunt naar doorbraak
Organisaties die deze aanpak hebben omarmd, zien meetbare resultaten. Door zich te richten op het knelpunt van de “acht minuten durende e-mail”, hebben sommigen de afhandelingstijd teruggebracht tot slechts 2,5 minuut, een meer dan drievoudige toename van de capaciteit. Dit vertaalt zich in snellere geschillenbeslechting, proactievere communicatie en een tastbare impact op de cashflow.
Maar de voordelen gaan verder dan efficiëntie. Door het alledaagse werk te automatiseren, krijgen medewerkers de vrijheid om zich te concentreren op waar ze het beste in zijn: relaties opbouwen, onderhandelen over betalingen en complexe problemen oplossen. Het resultaat is niet het schrappen van banen, maar een opwaardering van de functie.
Ontwerpen voor vertrouwen en transparantie
Terwijl financiële afdelingen naar de toekomst kijken, zou het doel meer moeten zijn dan alleen automatisering – het zou transformatie moeten zijn. Dat betekent:
- Investeren in tools die het menselijk oordeel ondersteunen: AI moet de expertise van professionals in debiteurenbeheer versterken, niet vervangen.
- Prioriteit geven aan vertrouwen en transparantie: systemen moeten uitlegbaar, controleerbaar en aanpasbaar zijn aan veranderende behoeften.
- Focussen op resultaten, niet op functies: de ware maatstaf voor succes is een verbeterde cashflow, minder oninbare vorderingen en een hogere tevredenheid van het team.
Uiteindelijk ligt de weg vooruit in het vinden van een balans tussen innovatie en empathie. Door werkprocessen voor debiteurenbeheer te ontwerpen die zowel de complexiteit van het werk als de mensen die het doen respecteren, kunnen organisaties een mogelijke burn-out omzetten in een doorbraak – en van debiteurenbeheer een strategisch voordeel maken.
Bron: Billtrust
Billtrust is aanwezig op Credit Expo 2025 op stand nummer 14, dat op donderdag 6 november in 1931 Congrescentrum in ‘s-Hertogenbosch zal plaatsvinden. Wilt u meer weten over Billtrust en de toepassing van agentic AI binnen credit management, neem dan contact op via de website of kom persoonlijk kennismaken op stand 14 en/of bezoek hun presentatie “Van reactief naar proactief: credit management in de komende vijf jaar” tijdens Credit Expo op donderdag 6 november aanstaande in 1931 te ‘s-Hertogenbosch. Klik op onderstaande afbeelding om u kostenloos te registreren.
