“Creditmanagementsoftware is, in mijn ogen, nooit een doel op zich, maar altijd een middel om specifieke doelen te bereiken”, zo stelt Sjoerd Janssen, VP en General Manager Europe, bij Billtrust. Uiteindelijk gaat het bij de toepassing van software om de afstemming tussen mensen, processen en technologie (systemen). Om dat in goede banen te leiden heb je niet alleen ‘slimme’ software nodig, maar ook mensen die de vertaalslag van software naar de dagelijkse creditmanagement praktijk kunnen maken. AI zal naar verwachting steeds meer breed toegepast worden om order to cash processen efficiënter, consistenter, accurater en klantgerichter uit te voeren. In dit interview praat ik met Sjoerd Janssen over zijn kijk op creditmanagementsoftware, procesverbetering, efficiëntie en de toepassing van agentic AI binnen creditmanagement.
Kun je iets meer over jezelf vertellen en jouw rol bij Billtrust?
Sjoerd: “Ik ben inmiddels 20 jaar werkzaam in de (zakelijke) softwarebranche en vrijwel altijd vanuit een commerciële rol. Ik ben ooit begonnen binnen Human Capital Management (HR- en salarisverwerkingssoftware). Mijn primaire interesse ging daarbij niet zozeer uit naar het vakgebied zelf, maar veel meer in hoe je door middel van software processen kunt automatiseren en verbeteren om zo (zakelijke) doelstellingen beter of efficiënter te kunnen realiseren. Software is in mijn ogen altijd een middel, maar nooit een doel op zich. Ik word er altijd erg enthousiast van als ik bedrijven kan helpen om zowel de medewerkervaring als de (bedrijfs)resultaten te verbeteren. Maar na bijna twintig jaar in deze sector gewerkt te hebben, was ik wel toe aan een nieuwe uitdaging en toen kwam Billtrust op mijn pad. De productpropositie van Billtrust sprak mij direct aan, omdat ik zag welke impact hun credit management producten konden hebben voor organisaties. Daarnaast vond ik het commercieel gezien uitdagend, omdat Billtrust enerzijds een bekende naam is in Europa, maar er ook regio’s zijn waar organisaties ons amper of helemaal niet kennen. Dat biedt voor ons enorme groeimogelijkheden en het sluit ook goed aan op mijn eigen professionele wensen en behoeften. Als General Manager voor Europa ben ik verantwoordelijk voor de omzetgroei, maar ook de interne afstemming binnen de organisatie en rapportage naar het hoofdkantoor in de Verengde Staten.”
Niet alle bedrijven maken gebruik van toegepaste creditmanagementsoftware. Met een minder gestructureerde aanpak loop je echter het risico dat je (verborgen) kosten over het hoofd ziet. Wat is jouw kijk hierop, zowel procesmatig als financieel?
Sjoerd: “Een belangrijke vraag die hieraan voorafgaat is hoe er binnen organisaties naar creditmanagement gekeken wordt. Zie je het als een eindstation en is het een noodzakelijk ‘kwaad’ of zie je het als een strategisch middel om je dienstverlening naar klanten te verbeteren en tegelijk ook efficiënter met kosten en (schaarse) middelen om te gaan? Voorbeelden van verborgen kosten van het niet gebruiken van creditmanagementsoftware zijn bijvoorbeeld: inconsistente besluitvorming rondom het bepalen van de (juiste) hoogte van een kredietlimiet. Een verkeerde inschatting kan ertoe leiden dat klanten of een te lage kredietlimiet of juist een te hoge kredietlimiet krijgen. In het eerste geval kan dat een negatief effect hebben op het benutten van verkoopkansen, terwijl je in het tweede geval een verhoogd risico loopt op nalatig betalingsgedrag of erger.
Een ander verborgen kostenpost is de ontsluiting van kennis. Kennis over klanten zit vaak in de hoofden van mensen. Zodra iemand met de nodige ervaring vertrekt, dan kan veel kennis met betrekking tot specifieke klanten verloren gaan. Bovendien kan klantinformatie niet makkelijk vindbaar, onvolledig en mogelijk zelfs incorrect zijn. Daar wordt naar mijn mening vaak onvoldoende bij stilgestaan, waardoor je niet alleen verkoopkansen laat liggen, maar ook negatieve gevolgen kunt ondervinden door (hogere) betalingsrisico’s en verminderde cashflow. Dat kan dat kan weer effect hebben op de liquiditeits- en financieringsbehoefte. . Ik ben natuurlijk niet geheel objectief, maar het gebruik van specifieke creditmanagementsoftware – en zeker in combinatie met de toepassing van AI – kun je de efficiëntie en consistentie van het order to cash proces en beleid aanmerkelijk verbeteren, wat een positief effect heeft op de klantrelatie, kosten, omzet en winstgevendheid.”
De businesscase voor creditmanagementsoftware is vaak gericht op kosten- en niet zelden ook FTE reductie. Dat kan ook tot fricties leiden binnen een organisatie. Wat is jouw mening daarover?
Sjoerd: “De argumenten om creditmanagementsoftware te implementeren kun je breed aanvliegen. Efficiëntie is uiteraard vrijwel altijd een doelstelling, maar de invulling daarvan kan sterk verschillen. Het kan betekenen dat je met minder mensen meer kunt doen, maar daar is zeker niet altijd sprake van. Ik kom het ook regelmatig tegen dat taken verlegd worden of anders worden ingevuld. Dankzij automatisering van repeterende (werk)processen kun je meer tijd vrijmaken voor verdere procesoptimalisatie en persoonlijk contact met de klant. Laat ik een voorbeeld geven. Als je een kredietlimiet of betalingsvoorwaarden niet goed met de klant afstemt, dan kan dat tot fouten leiden bij de orderverwerking of orderacceptatie en dus klantontevredenheid tot gevolg hebben. Door (deel)processen te automatiseren en consistent te laten verlopen, kun je ervoor zorgen dat klanten altijd tijdig de juiste informatie krijgen en dat draagt bij aan een goede klantrelatie en efficiënte bedrijfsvoering. De relatie met de klant goed houden door een efficiënte uitvoering van (interne) order to cash processen is vaak een andere belangrijke doelstelling. Door automatisering van processen kun je tijd vrijmaken, die je vervolgens kunt besteden aan klanten die voor jouw organisatie de meeste (toekomstige) waarde toevoegen. “
AI is natuurlijk een breed begrip, waar veel over gezegd en geschreven wordt. Hoe wordt AI toegepast binnen de credit management oplossing van Billtrust?
Sjoerd: “Als we over AI spreken, dan kijken wij binnen Billtrust naar AI in de brede betekenis van het begrip en wat betreft de nabije toekomst richten we ons in het bijzonder op ‘agentic’ AI. Agentic AI is feitelijk de volgende generatie of opvolger van generatieve AI (zoals de huidige chatbots). Een agentic AI is simpel gezegd een soort digitale of virtuele assistent, die over een zekere mate van – door jezelf bepaalde – autonomie beschikt om specifieke operationele handelingen uit te voeren. Dat betekent dat een AI agent zelfstandig kan handelen op specifieke aspecten om nauwkeurig omschreven doelen te bereiken. Laat ik dit verhelderen met een algemeen voorbeeld. Stel je krijgt een e-mail van je leidinggevende die jou vraagt om een vliegticket van Amsterdam naar Parijs op een bepaalde datum en tijdstip te boeken. Bij generatieve AI wordt de medewerker qua informatievoorziening uitgebreid ondersteund, maar hij/zij moet nog wel zelf handelingen verrichten. Bij agentic AI kan al die informatie door de agent automatisch verwerkt worden: dat betekent dat de agent de beste (beschikbare) vlucht selecteert en boekt en de persoon in kwestie daarna een bevestiging stuurt van de benodigde reisinformatie, dus zonder tussenkomt van een medewerker. Als we dit vertalen naar order to cash, dan gaat het vooral om het inzichtelijk krijgen van (potentiële) betalingsproblemen en daaraan gekoppelde risico’s, waarbij de agentic AI op basis van het risicoprofiel ook daadwerkelijk acties gaat ondernemen. Inclusief eventuele communicatie met de klant als dit gewenst is.“
Zijn er al organisaties die agentic AI binnen hun credit management toepassen?
Sjoerd: “Dit is een vorm van AI die op dit moment nog niet in de markt wordt aangeboden en dus ook (nog) niet door bedrijven wordt toegepast. Wij hebben het echter al wel ontwikkeld en gaan het nu naar de markt brengen. Dat zal een primeur zijn, waar we ook tijdens Credit Expo veel aandacht aan zullen geven. Hoe kijkt de markt naar de toepassing van AI? Aan de ene kant zien we een toename van de vraag naar dit soort toepassingen. Aan de andere kant zijn er ook heel veel bedrijven die niet beseffen dat dit al kan. Ik vind het zelf heel leuk en uitdagend om samen met bedrijven te verkennen hoe we deze nieuwe technologie effectief en rendabel binnen credit management kunnen toepassen. Het uiteindelijke doel is om klantrelaties te versterken en facturen eerder betaald te krijgen (binnen de gestelde leverings- en betalingsvoorwaarden). De nieuwe technologie maakt het daardoor ook mogelijk om kansen binnen een klantportfolio sneller en beter te benutten, zodat er ook meer tijd en aandacht gegeven kan worden aan (strategische) klantrelaties. Deze ontwikkeling zal credit management naar mijn inschatting naar een nieuw niveau brengen.”
AI en zeker agentic AI roept mogelijk gemengde gevoelens op. Enerzijds is het uitdagend en innovatief, maar anderzijds kan het ook als bedreigend ervaren worden. Uiteindelijk gaat het om de balans tussen mensen, technologie (systemen) en processen. Hoe ga je daarover in gesprek met klanten en wat betekent het voor medewerkers?
Sjoerd: “Laat ik benadrukken dat ik het klantcontact met zowel bestaande als potentieel nieuwe klanten een van de leukste aspecten van mijn werk vind. In gesprekken met klanten hoor ik eigenlijk dat er weinig angst is voor AI, maar er is juist veel openheid en interesse in hoe AI verantwoord en effectief kan worden toegepast. We moeten ook niet vergeten dat we ons momenteel in een economisch enigszins instabiel klimaat bevinden, naast alle geopolitieke spanningen in de wereld. Dat vereist flexibiliteit, zowel van ons als onze klanten. We zien dat er door bedrijven momenteel veel gestuurd wordt op processen en kosten, want de marges staan in veel sectoren onder druk. Bedrijven zijn daarom actief op zoek naar mogelijkheden om processen effectiever en efficiënter (lean en mean) aan te sturen en daarmee ook kosten te verlagen. Als zodanig staan veel bedrijven open voor (nieuwe) oplossingen en technologieën die bijdragen aan die doelstellingen. Tegelijk blijft de klantrelatie enorm belangrijk. Zoals ik al heb aangegeven; hoe meer tijd vrijgemaakt kan worden door slim te automatiseren, hoe meer tijd er beschikbaar komt om te besteden aan klanten die belangrijk zijn voor de groei en stabiliteit van je organisatie. Zo kunnen technologie (systemen), processen en mensen elkaar versterken, wat de klantrelatie en de resultaten ten goede komen. Ik zal niet ontkennen dat technologie niet bedreigend kan zijn, maar als je technologie met de juiste insteek inzet door met name repeterende en administratieve werkzaamheden te automatiseren, dan biedt dat kansen om aanwezige talenten van medewerkers beter benutten en zo het werk inhoudelijk interessanter te maken en zo ook meer waarde te creëren voor de organisatie als voor de klanten. ”
Ik zou het ook nog graag even willen hebben over de voorspellende functionaliteiten, in het bijzonder cashflow forecasting. Hoe is dat binnen de Billtrust software opgezet? Wordt daarbij ook gebruik gemaakt van AI?
Sjoerd: “Accurate cashflow forecasting vraagt in mijn optiek om een holistische benadering van het credit management. Dat betekent dat je alle stappen in het order to cash proces inzichtelijk moet maken en met elkaar verbinden, zoals het (op tijd) versturen van de factuur, het faciliteren van de betaling en het correct matchen van binnenkomende betalingen. Dat is de eerste stap. Daarnaast kijken we in de software naar alle overige interacties die met de klant plaatsvinden. Denk aan welke communicatie er heeft plaatsgevonden? Zijn er afwijkingen op het normale betaalgedrag over specifieke tijdsperiodes? Zijn betaalafspraken correct nagekomen? Hoe snel wordt er op e-mails gereageerd, enzovoort? Naast historisch betalingsgedrag wordt er ook gekeken naar economische indicatoren, markttrends en externe informatie. Al die informatie wordt gecombineerd om tot een accuraat beeld te komen hoe goed een klant zijn best doet om facturen binnen de gestelde termijn te betalen. Daarbij wordt volop gebruik gemaakt van AI en machine learning technieken. Ook hier geldt, hoe langer de klantrelatie duurt en hoe meer informatie/betaaldata er is, des te nauwkeuriger het (lerende) algoritme in staat is om een nauwkeurige inschatting te maken over het toekomstig betaalgedrag. Daarnaast passen we sectorgewijs ook benchmarking toe, zodat je als klant/gebruiker van onze software kunt zien hoe je qua DSO presteert ten opzichte van het gemiddelde in jouw sector (B2B). Dat is voor veel CFO’s en creditmanagers waardevolle informatie om te bepalen in hoeverre er mogelijk nog ruimte is om verder te optimaliseren.”
Wat is jouw visie op de toekomst van credit management software? Wat kunnen we in de komende jaren verwachten?
Sjoerd: “Laat ik proberen om die vraag wat breder te trekken. Mijn verwachting is dat AI en in het bijzonder agentic AI steeds verder zal integreren binnen de softwareomgeving van organisaties. Ik denk dat alle betrokken partijen daar uiteindelijk veel voordeel mee kunnen behalen. Agentic AI zal net als andere technologische vooruitgang in het verleden ook een zekere mate van angst en onzekerheid met zich meebrengen, wat vaak ook voortvloeit uit onwetendheid. Pas wanneer je ziet hoe je AI kunt toepassen en hoe dat processen en tal van operationele activiteiten significant kan verbeteren, zal er ook meer acceptatie komen. Dat zal uiteraard gevolgen hebben voor de invulling van werkzaamheden van iedere medewerker die bij het order to cash betrokken is, maar ik schat dat eerder positief dan negatief in. Toegepaste software, zoals die van Billtrust, zal naar mijn overtuiging en inschatting mede dankzij AI meer toegevoegde waarde kunnen creëren voor bedrijven, medewerkers en klanten. Ik verwacht dat credit management software evolueert van een administratief hulpmiddel naar een strategisch platform dat bedrijven helpt om sneller, slimmer en toekomstbestendig te opereren. Ik kijk er naar uit om tijdens Credit Expo ook met veel bezoekers te spreken over dit onderwerp en te horen wat hun ideeën en gevoelens op dit gebied zijn. “
Billtrust is aanwezig op Credit Expo 2025 op stand nummer 14, dat op donderdag 6 november in 1931 Congrescentrum in ‘s-Hertogenbosch zal plaatsvinden. Wilt u meer weten over Billtrust en de toepassing van agentic AI binnen credit management, neem dan contact op via de website of kom persoonlijk kennismaken op stand 14 tijdens Credit Expo op donderdag 6 november aanstaande in 1931 te ‘s-Hertogenbosch.
Bron: Credit Expo
