Facturen die niet op tijd betaald worden, blijven een heikel punt voor Nederlandse organisaties. Zo blijkt uit ons onderzoek dat nog bij 58 procent van de organisaties de Days Sales Outstanding (DSO) hoger is dan 30 dagen. Driekwart van de finance professionals verwacht hier dit jaar geen verbetering meer in te zien en achttien procent gaat zelfs uit van een verslechtering. En dat is ook niet gek, met de onstabiele economie, hoge inflatie en stijgende rentes.
Maar door bovenstaande factoren is het voor organisaties juist belangrijker dan ooit om op tijd betaald te krijgen. Want elke dag dat een rekening niet betaald wordt, heeft dat impact op het werkkapitaal. Gaan organisaties dus niet aan de slag met deze achterstallige betalingen, dan kunnen er liquiditeitsproblemen ontstaan. De DSO moet dus echt verlaagd worden. Hoe? In deze blog geef ik je vier tips.
Tip 1: Weten waar je staat
Voordat je daadwerkelijk de DSO kunt verlagen, moet je weten waar je staat. Start met een nulmeting: bepaal je huidige DSO en kijk hierbij ook vooral naar verschillen in klantsegment, regio of productgroep. Sta daarbij stil bij hoeveel dagen het duurt voordat facturen betaald worden, hoeveel facturen na de vervaldatum nog openstaan, hoeveel facturen betwist worden en hoe lang die vervolgens open blijven staan.
Breng aan de hand daarvan alle risico’s en knelpunten duidelijk in kaart: welke klanten betalen structureel te laat, waar ontstaan disputen, en welke interne processen vertragen de facturatie of opvolging? Op basis van deze informatie kun je gericht gaan ingrijpen. En dat brengt ons op de volgende punten. Want ingrijpen, hoe ziet dat eruit?
Tip 2: Weg met tijdsintensieve processen
Ten eerste: stap af van foutgevoelige en tijdsintensieve processen. Momenteel is maar liefst 29 procent van de organisaties namelijk nog afhankelijk van Excel of Google Sheets voor hun credit management. Deze tools vereisen grotendeels handmatig werk, en dat kost niet alleen veel tijd maar vergroot vooral de kans op fouten. Dat wil je voorkomen: bij een op de vijf organisaties (21%) is een foutieve factuur namelijk de reden dat klanten niet op tijd betalen.
Modernisering van systemen helpt om meer controle over het credit managementproces te krijgen. Door te werken met één centraal systeem voor facturatie, opvolging en klantcommunicatie, voorkom je versnippering en verklein je de kans op fouten. Zo’n geïntegreerde aanpak biedt niet alleen structuur, maar maakt het ook makkelijker om processen op te schalen en consistent toe te passen binnen de organisatie.
Tip 3: AI als glazen bol
Naast automatisering aan de hand van de juiste tools, kan je met AI jouw credit managementproces naar een nog hoger niveau tillen. AI biedt vandaag de dag al de mogelijkheid om betaalgedrag van klanten te voorspellen aan de hand van historische data, real-time inzichten en externe economische signalen. Hierdoor kunnen organisaties potentiële risico’s al veel eerder signaleren en gerichte actie ondernemen voordat betalingsproblemen daadwerkelijk ontstaan. Denk aan het opstellen van gepersonaliseerde betalingsherinneringen of het sneller inzetten van persoonlijk contact bij risicovolle klanten.
AI stelt finance professionals zo in staat om van reactief naar proactief te gaan en dat kan een belangrijke factor zijn in de verlaging van de DSO. Hiermee is AI niet alleen een versneller van bestaande processen, maar een aanjager van een toekomstbestendige, datagedreven manier van werken.
Tip 4: Jij en je klant
Naast de technische kant is het natuurlijk ook belangrijk om te kijken naar het menselijke aspect van credit management. Een effectieve aanpak begint namelijk bij een klantgerichte benadering. Dat doe je door je communicatie en acties aan te passen aan de situatie van de klant. Maak bijvoorbeeld samen met hen duidelijke én haalbare betaalafspraken. Kijk daarnaast welk communicatiekanaal en welke tone of voice het beste bij een klant passen, zodat zij in de actie schieten.
Van inzicht naar actie
Een lage DSO is geen gegeven, maar kleine stappen kunnen al veel veranderen. Breng je huidige credit managementproces in kaart, investeer in technologie en zet je in voor een persoonlijke benadering. Zo zorg je voor financiële ruimte in deze economisch onzekere tijden.
Bron: Onguard
