De factuur is een van uw belangrijkste bedrijfsdocumenten, want de gezondheid van uw onderneming hangt er sterk van af.
Heeft u te maken met te late betalingen? Dan kan het onder andere helpen uw factuur te optimaliseren om het betaalgedrag van uw klanten verbeteren. Factureren is geen hogere wiskunde, maar er zijn wel een aantal belangrijke eisen waar u rekening mee moet houden.
1. Zorg er in eerste instantie voor dat alle verplichte gegevens op de factuur staan:
- Uw volledige naam of handelsnaam en adres
- De volledige naam of handelsnaam en het adres van uw klant. Let op: alleen de postbus is niet voldoende
- Het btw-nummer van uw bedrijf
- Het KvK-nummer van uw bedrijf
- De factuurdatum
- Een uniek volgnummer van de factuur
- De omschrijving en het aantal van de goederen of diensten die u heeft geleverd
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
- Het bedrag dat u in rekening brengt, inclusief en exclusief btw
- Het btw-bedrag
- Het is bovendien verplicht de factuur uiterlijk de 15e van de maand te sturen, na de maand waarin u de goederen of diensten heeft geleverd.
2. Als u elektronisch factureert, dan gelden dezelfde regels. Het is dan bovendien nuttig een (digitale) kopie van de factuur te bewaren omdat u moet kunnen aantonen dat de factuur authentiek en integer is.
3. Hoewel het niet verplicht is om het woord ‘factuur’ te vermelden, raden wij toch aan dit te doen. Het biedt duidelijkheid en u voorkomt verwarring over het document.
4. Wanneer u bepaalde goederen of diensten gratis heeft geleverd, kunt u dit beter niet op de factuur zetten. Staat het wel zwart op wit, dan moet u de btw zelf voldoen.
5. Volgens de wet bent u verplicht uw facturen gedurende 7 jaar te bewaren. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.
6. U moet facturen bewaren in de vorm waarin u ze heeft ontvangen of verstuurd. Een papieren factuur bewaart u dus op papier, een digitale op uw computer.
7. Wilt u elektronisch factureren, dan moet uw klant daar van tevoren mee akkoord zijn gegaan.
8. Let op de vormgeving van uw factuur. Zorg ervoor dat hij klantvriendelijk is en dat het onderwerp, het te betalen bedrag, de referentie en het bankrekeningnummer duidelijk leesbaar zijn zodat de klant niet moet zoeken naar de belangrijkste vermeldingen.
9. Factureer niet met een datum in het verleden. Een maand wordt pas afgesloten op de 15de van de daaropvolgende maand. Het gevolg? Ook de facturen worden pas rond die dag verstuurd, maar wel met de laatste dag van de vorige maand als factuurdatum. Een verschil van twee weken dus tussen factuur en verzending.
En dat geeft geen positieve indruk. Wanneer een klant merkt dat de factuurdatum al heel wat dagen achter zich ligt, dan zal hij de factuur ervaren als ‘niet dringend’. Hij zal redeneren dat wanneer de leverancier zo laat is om zijn factuur te sturen, een tijdige betaling ook wel niet zo veel uitmaakt. Met andere woorden: als u laat bent, dan zal de klant een correcte betaling ook niet zo nauw nemen.
Factureer dus niet met een datum in het verleden. Wees correct met uw data en termijnen. Anders gaan uw klanten hun eigen termijnen bepalen. En helaas… deze komen zelden overeen met wat u voorzien heeft.
Misschien lukt het niet altijd om de facturen op de facturatiedatum samen te stellen en te versturen. Probeer in elk geval de termijn zo kort mogelijk te houden.
Bron: Graydon Blog
