Wat zou het aangenaam zijn als alle orders tijdig, volledig en heel worden afgeleverd.
Dit zou veel onnodig werk en discussies over prijsverschillen en betalingstermijnen voorkomen. De meeste problemen aan het eind van de supply chain blijken het gevolg van interne missers in het logistieke proces. “Credit Managers moeten de vinger op de zere plek leggen.” Dit zegt hoogleraar logistiek, Walther Ploos van Amstel. Hij is een van de topsprekers op de 6e Credit Expo op 17 november in Nieuwegein.
Wat heeft logistiek met Credit Management te maken?
“Heel veel. Het werkkapitaal van een bedrijf wordt niet alleen bepaald door de voorraden en afspraken met toeleveranciers, maar juist vooral door de post debiteuren. Aan de eerste twee wordt in de praktijk veel tijd en aandacht besteed. Voor logistiek managers is de de post debiteuren echter vaak een blinde vlek. Vorderingen staan vaak te lang open omdat er een discussie is over de juistheid van de factuur, over actiekortingen die niet goed zijn afgesproken, over backorders die tegen een hogere prijs zijn geleverd, over beschadigingen en noem maar op. Uit analyse blijkt dat bedrijven soms wel één tot anderhalf procent van de omzet weggeven aan coulance om facturen toch betaald te krijgen. Veel van die ellende aan het eind van het ordertraject heeft te maken met interne fouten in het logistieke proces.”
Welke fouten worden er gemaakt in het logistieke proces?
“Er zijn vijf schakels in de keten waar het mis kan gaan. Een daarvan is het databeheer aan het begin van de keten. De manier waarop gegevens of producten worden genoteerd. Wordt er per doos gerekend? Hoeveel dozen staan er op een pallet?. Klopt het artikelnummer, klopt het palletnummer? Daarover ontstaan vaak misverstanden bij de klant. Het tweede punt is de communicatie over prijzen. Verkopers spreken gaandeweg soms andere prijzen af met een klant die vervolgens niet in de factuur worden doorgevoerd. Of er is bijvoorbeeld onduidelijkheid over de ingangsdatum van promotieacties.
Andere aspecten waar de logistiek faalt zijn het voorraadbeheer en zogeheten de pick-fouten in het magazijn. Gelukkig zie je wat dat laatste betreft veel verbetering door extra controles. Het vijfde en meest kritieke onderdeel van het logistieke proces is de levering. Onder meer doordat die vaak over verschillende schijven gaat, kan er veel mis gaan, zoals een verkeerde levering of beschadiging van de producten.”
Analyseren en verbeteren
Ploos van Amstel spreekt over De Perfecte Order: de bestelling die OTIFNE (on time, in full, no errors) wordt uitgevoerd. “Als je het percentage perfecte orders gaat meten, dan kom je bijna geen bedrijf tegen dat boven de zeventig procent zit.” Verbetering is mogelijk, weet de hoogleraar uit ervaring. Via TNO adviseert hij grote bedrijven bij het analyseren en verbeteren van logistieke processen.
Hoe doet u dat?
“Verbeteren begint altijd bij meten. Door goed te analyseren waar en waarom er dingen fout gaan. Van de klantorder tot en met de betaling. Dat gebeurt te weinig. Uit onderzoek blijkt dat problemen voor zestig procent te maken hebben met het prijstraject. De overige fouten zitten in de logistiek van de bedrijfsvoering.”
Wat kunnen Credit Managers doen om de logistiek te verbeteren?
“Mijn advies: doe een steekproef. Kijk in detail welke posten er te al lang open staan en waarom. Welke nota’s staan open vanwege een discussie met de klant? Analyseer die naar faalkosten, prijscoulance en schadevergoeding. Ga bij na waarom het fout is gegaan en waar in het proces dat gebeurde. Heel vaak blijkt dat de beste oplossing voor het verlagen van de DSO zit in de verbetering van de eigen bedrijfsprocessen. Ik ben er stellig van overtuigd dat problemen met te late betalingen meestal niet liggen aan kant van de debiteur maar bij onze eigen interne bedrijfsprocessen. Credit Managers kunnen de vinger op de zere plek leggen zodat verbetering mogelijk is.”
Wilt u meer weten? Volg dan de sessie “Het recept voor de perfecte order” met Dr. Walther Ploos van Amstel en Michael van der Steen, SBU Credit Manager EMEA Akzo Nobel Car Refinishes. De sessie wordt gehouden op woensdag 17 november 2010 tijdens de 6e Credit Expo in het Nieuwegein Business Center.
Bron: creditexpo.nl
