De wetgeving rond B2B e-facturatie breidt zich in rap tempo uit. Waar tot enkele jaren geleden alleen Italië en Frankrijk grote stappen zetten, zien we dat steeds meer Europese landen concrete plannen uitrollen. Bijvoorbeeld in België, waar onlangs werd aangekondigd dat B2B-facturatie verplicht is vanaf 2026. Steeds meer landen bereiden zich voor op de ViDA-wetgeving, (VAT in the Digital Age) waarmee de Europese Commissie digitale facturatie wil verplichten vanaf 2028.
En dat is een positieve evolutie. E-facturatie is namelijk veel veiliger dan PDF’s en papieren facturatie. Ook al sluit e-facturatie menselijke fouten nog niet 100% uit, wat ze wél mogelijk maken is dat klanten in één oogopslag inzicht krijgen in alles wat hun factuur aangaat.
Een volgende stap in de evolutie van e-facturatie zou kunnen zijn dat bedrijven vervolgens niet alleen hun factuur, maar ook alle achterliggende data met hun klant delen. Dat is vandaag nog niet mogelijk, maar vormt een veelbelovend evolutie waar we bij Billtrust nu al naar kijken. Op die manier kunnen klanten interageren met de factuur en alle data erachter. Dat zou klanten in staat stellen om fouten in het contract, de klantgegevens of andere achterliggende informatie te corrigeren. En dat is een grote stap voorwaarts. Foute gegevens betekenen immers (te) late betalingen en dat brengt klantenrelaties in het gedrang.
Interactieve e-facturatie zorgt voor openheid en transparantie
Het grote verschil tussen gewone en interactieve e-facturatie is dat er bij interactieve e-facturatie meer openheid en transparantie zal zijn tussen een bedrijf en zijn debiteuren. Verschillende datavelden van het contract, contactgegevens, maar ook communicatievoorkeuren en informatie over kredietlimieten, zullen samen met de factuur gedeeld worden. Aan de hand van die informatie zal de klant de factuur eenvoudig kunnen verifiëren en persoonlijke informatie efficiënt kunnen aanpassen.
En dat heeft enkele grote voordelen. Ten eerste zal er volledige transparantie ontstaan tussen het order-to-cashproces van de leverancier en het purchase-to-paymentproces van de klant. Omdat beide partijen over dezelfde, actuele gegevens zullen beschikken, zullen misverstanden worden uitgesloten. Bovendien zullen beide partijen alle kaarten op tafel leggen en zullen leveranciers en debiteuren beter begrijpen wat de positieve impact van non-stop consensus is. Zo zal de accounts payable (AP)-afdeling van de leverancier meer begrip krijgen omtrent het debiteurenproces wanneer ze weet dat de leverancier een kredietverzekering heeft afgesloten. De klant zal dan ook meer inzicht krijgen in de mogelijke gevolgen van late betalingen ten aanzien van de kredietlimiet bij de kredietverzekeringsmaatschappij. Dat geeft de klant een sterke stimulans om op tijd te betalen, wat nog kan worden versterkt door bij vroegtijdige betalingen dynamic discounting aan te bieden via de interactieve e-factuur.
Bovendien zal interactieve e-facturatie ook een extra veiligheid vormen tegen fraudeurs. Waar e-facturatie al moeilijk te vervalsen is, zal het door de grote hoeveelheid data voor oplichters bijna onmogelijk worden om interactieve e-facturen te vervalsen. En dat is een groot pluspunt. Europese bedrijven betalen vaak een hoog bedrag aan frauduleuze facturen, waardoor er vandaag nog te veel geld verloren gaat.
De weg richting interactieve e-invoicing is al ingeslagen
Op dit moment betalen bedrijven en AP-afdelingen in Europa per factuur gemiddeld 80 cent te veel aan de leverancier door bijvoorbeeld dubbele betalingen, onjuist verwerkte btw, etc. Dankzij interactieve e-facturatie zal die foutenmarge veel kleiner worden, omdat de leverancier complete en gestructureerde data zal kunnen delen en volledig zal kunnen communiceren, waardoor er consensus zal ontstaan met het AP-proces van de klant. Het feit dat klanten 100% van de gewenste data gestructureerd en veilig binnenkrijgen zal snellere betalingen stimuleren en dat komt dan weer de cashflow van leveranciers ten goede.
De stap van gewone e-facturatie naar interactieve e-facturatie lijkt misschien groot, maar het tegendeel is waar. De grootste horde is zelfs al genomen doordat huidige order-to-cashplatformen zoals die van Billtrust vandaag reeds al deze informatie in één overzicht kunnen aanbieden vanuit het order-to-cashproces van de leveranciers. De enige uitdaging is om het intern mogelijk te maken om de order-to-cashdata te delen met de purchase-to-paymentafdelingen van de klanten. Wanneer je jouw organisatie kan overtuigen, zal zowel je invoice-to-cashproces als het purchase-to-payproces bij de klanten toekomstproof zijn.
Billtrust is partner van Credit Expo 2023, dat op dinsdag 7 november in Congrescentrum 1931 in ‘s-Hertogenbosch zal plaatsvinden. Wilt u meer weten over Billtrust en persoonlijk kennismaken, bezoek dan standnummer 6. Klik hier om u aan te melden voor een bezoek aan Credit Expo (gratis toegang als u tot de doelgroep behoort).
Bron: Billtrust
