Steeds meer administratieve en financiële zaken lopen via internet. Het online afgeven van een rechtsgeldige machtiging voor incasso kan dan heel handig zijn. Met een digitale automatische incassomachtiging geeft een burger jouw organisatie toestemming om een geldbedrag van de rekening af te schrijven. Maar bedrijven hebben zich ook aan bepaalde regels te houden als het gaat om incasseringen.
Digitale incassomachtiging wordt ook wel e-Mandates genoemd. Het is een nieuwe manier om online via de bank een incassomachtiging af te geven waarbij een handtekening op papier niet meer nodig is. Kortom organisaties kunnen het nu als betaalmogelijkheid aanbieden. Maar hoe herken je een rechtsgeldige digitale incassomachtiging oftewel e-Mandates? Hierbij de voorwaarden waaraan een rechtsgeldige incassomachtiging aan moet voldoen.
Storneren
Standaard Europese incasso’s waarvoor een machtiging is afgegeven, kunnen na betaling tot 8 weken worden gestorneerd. Bij een machtiging via Zakelijk digitaal Incassomachtigen is storneren niet mogelijk.
IBAN zelf opgeven
Door de IBAN zelf te laten ingeven is er geen enkele zekerheid dat de ingevoerde IBAN van de klant is. Bovendien is het foutgevoelig. Dat maakt ook dat dit de meest onbetrouwbare methode is.
Twee manieren
Er zijn twee manieren voor het afgeven van een rechtsgeldige machtiging. De Nederlandse banken bieden deze twee opties aan: (1) Een ondertekend machtigingsformulier dat voldoet aan de SEPA-richtlijnen voor Europese incassomachtigingen en (2) Incassomachtigingen die te herkennen zijn aan het beeldmerk (zie afbeelding). Alleen deze twee manieren zijn rechtsgeldig. Is de incasso niet gedaan met één van deze machtigingen? Dan kun je via een zogenaamde Melding Onterechte Incasso-procedure welke u kunt aanvragen via uw eigen bank. u kunt tot 13 maanden na afschrijving hetgeen is afgeboekt terug laten storten via de bank.
Machtiging afgeven? Voorkom veel gedoe.
Een incassant kan er de voorkeur aan geven om de technische aansluiting op Incassomachtigen uit te besteden aan een zogeheten Mandaat Service Provider (MSP). Naast de technische integratie van Incassomachtigen bieden sommige aanvullende diensten, zoals bijvoorbeeld het opslaan van de afgegeven machtigingen. Als je als bedrijf legale en correcte e-Mandates (digitale incassomachtigingen) wilt gaan gebruiken om je klanten een (doorlopende) machtiging te laten doen, dan kun je via een MSP zoals Data B. Mailservice je laten aansluiten en krijg je van je klanten de juiste digitale incassomachtiging.
1-cents-transactie
Een betaaltransactie met een laag bedrag wordt veel gebruikt in o.a. winkels. In de meeste gevallen 1 cent. Dit zijn methoden om de bankrekening te controleren. Maar deze wijze is voor het afgeven van een digitale incassomachtiging niet rechtsgeldig. Het bedrag mag dan tot en met 13 weken na de afschrijving weer worden gestorneerd.
Kijk voor meer informatie of hulp bij digitale incassomachtigingen op de www.datab.nl
Bron: Creditexpo.nl
