Met een omzet over 2008 van ruim 500 miljoen euro is de in Emmeloord gevestigde Kuiken Groep een vooraanstaande distributeur van Volvo grondverzetmachines,
Sennebogen overslag- en hijskranen, John Deere tractoren en landbouwmachines.
Een sterke focus op verkoop en service is van oudsher de belangrijkste driver geweest achter de indrukwekkende groei van het bedrijf, dat werkmaatschappijen in Nederland, België, Duitsland, Luxemburg en Rusland heeft. De groei kostte echter verhoudingsgewijs steeds meer werkkapitaal en de Kuiken directie besloot daarom dat een cultuur- en mentaliteitsverandering nodig was.
"In de zomer van 2008 besloten we in te grijpen toen Kuiken onvoldoende vooruitgang boekte", zeggen John Spruitenburg en Alex Stoker, respectievelijk CEO en CFO
van Kuiken. "We maakten ons steeds meer zorgen dat de zeer gunstige marktomstandigheden zouden veranderen en betwijfelden of ons voorraad- en debiteurenbeheer daar voldoende op was ingesteld.
We genereerden eenvoudig te weinig cash en zagen aankomen dat Kuiken geraakt zou worden als de markt zou keren. We namen contact op met Miller-Fox omdat zij ons konden helpen de benodigde veranderingen daadwerkelijk te realiseren."
1e indruk
"Het was snel duidelijk dat er veel verbeteringen mogelijk waren" zegt Jaap van der Meer, directeur van Miller-Fox. "Verschillende afdelingen hielden bij hun operationele
beslissingen te weinig rekening met consequenties voor de cashflow."
Via gesprekken met Sales management en Operations werd bijvoorbeeld vastgesteld dat de instroom van machines beter op de assemblagecapaciteit van Kuiken moest worden afgestemd en dat substantiële aantallen machines bleken te zijn ingekocht
waar nog geen klant voor was gevonden.
Begrijpelijk gezien de leverproblematiek waar de 2 belangrijkste leveranciers tot voor kort mee kampten, maar risicovol als de markt zou krimpen. "We constateerden bovendien een gebrek aan operationele coördinatie tussen de werkmaatschappijen.
Als een klant in bijvoorbeeld Duitsland een type machine wilde dat daar toevallig niet voorradig was, werd een bestelling bij de leverancier geplaatst in plaats van over de grens te kijken of de machine toevallig bij collega's beschikbaar was."
Verbeterd voorraadbeheer nieuwe machines
In overleg met de betrokken afdelingen werd besloten direct te stoppen met het bestellen van machines zonder onderliggende klantorder.
Alle aandacht werd vervolgens gericht op zowel het afbouwen van de voorraad machines die door klanten waren besteld als de voorraad machines waar nog geen klanten voor waren gevonden. Via overwerk en het tijdelijk inschakelen van monteurs die normaal voor servicewerkzaamheden werden ingezet, werd extra capaciteit gecreëerd.
De werkmaatschappijen werden verplicht eerst elkaars overtollige voorraad te gebruiken
voordat nieuwe machines mochten worden besteld en er werden targets gesteld met betrekking tot maximale voorraadniveaus.
In 4 maanden werd vervolgens de totale voorraad nieuwe machines in de Benelux en Duitsland met ca 65% gereduceerd tot 120 stuks. Stoker: "Dat heeft veel werkkapitaal vrijgemaakt als je bedenkt dat de gemiddelde machine ca € 100.000 kost."
Interim operations coördinator Johan Spijksma: "Ik verwacht dat de voorraad door de genomen maatregelen uiteindelijk tot ca 100 machines zal dalen."
De verbeteringen met betrekking tot voorraadbeheer zijn vastgelegd in een stock policy die als leidraad dient voor beslissingen met betrekking tot bestellingen, voorraad, assemblagecapaciteit en levertijden. Ook zijn grenzen gesteld aan het aantal machines dat mag worden besteld zonder onderliggende klantorder en aan de tijd dat een dergelijke machine op voorraad mag worden gehouden.
Klanten betalen sneller
Kuiken is er veel alerter op geworden dat klanten hun machines volgens afspraak betalen. In de meeste gevallen dient bij of zelfs vóór aflevering te worden betaald.
Stoker: "Dit was al gebruik bij de verkoop van 2e hands machines, maar we hebben ons gerealiseerd dat we ook zo moeten opereren bij de verkoop van nieuwe machines.
Onze business leent zich daar ook goed voor. We verkopen investeringsgoederen;
het is volstrekt normaal dat onze machines direct worden betaald. Als een klant het bedrag niet in 1 keer op tafel kan leggen, zijn er volop leasemogelijkheden. Veel van onze klanten financieren bijvoorbeeld hun machine via Volvo Financial Services, Amstellease of ING Lease. Voor ons geldt; boter bij de vis.
" Dat de business dit goed oppakt, ondanks de lastiger discussies met klanten, blijkt uit de recente verkoop van 150 machines aan een grote klant. Jelle Bosscha, Managing Director van de Nederlandse werkmaatschappij CEN: "Al deze machines worden vóór levering betaald. Voor mij is een verkoop pas afgerond als de betaling binnen is en ik verwacht dat al onze verkopers zo denken."
Dit nieuwe beleid maakt veel cash beschikbaar: in de divisie Construction Equipment daalde de DSO bijvoorbeeld van 44 naar 27 dagen en in de divisie Crane & Material Handling van 56 naar 17 dagen. William van der Kleij, Managing Director van de divisie Crane & Material Handling: "We hebben strikte betaling geïntegreerd in ons verkoopbeleid en de resultaten zijn er naar."
De verbeteringen zijn vastgelegd in een credit policy per werkmaatschappij, waarin bijvoorbeeld bevoegdheden, aanmaningscycli en incassobeleid zijn vastgelegd.
Van der Meer: "Via vastlegging in dergelijke policies is duidelijk op welke wijze en op welke voorwaarden Kuiken krediet verleent aan een klant. Essentieel hierbij is dat er een commerciële én financiële afweging plaatsvindt met betrekking tot betalingstermijn en -risico en dat binnen strikte kaders wordt geopereerd."
Grenzen aan voorraad 2e hands machines
Onderdeel van de verkoop van een nieuwe machine is vaak dat een 2e hands machine wordt ingeruild. Ook kunnen dergelijke machines afkomstig zijn uit operationele leasetransacties, waarvoor Kuiken eventueel een terugkoopverklaring verstrekt, of uit de eigen huurvloot.
Kuiken verkoopt deze 2e hands machines vervolgens aan handelaren en eindgebruikers in binnen- en buitenland. Spruitenburg: "We hadden al enige tijd te maken met een oplopende voorraad 2e hands machines.
De kredietcrisis heeft desastreuze effecten gehad op met name de bouwmarkten in het Verenigd Koninkrijk en Spanje, waardoor grote aantallen gebruikte Volvo machines op de markt kwamen. Dit drukte de prijzen op de markt voor gebruikte machines waardoor ook Kuiken machines heeft moeten afwaarderen.
Het kostte bovendien teveel werkkapitaal en dat is gezien de smalle marges bij deze activiteit iets wat we onder controle moeten houden. We hebben daarom besloten de omvang van de voorraad 2e hands machines aan strikte grenzen te binden.
Sales handelt hiernaar en zonodig verkopen we overtollige voorraad via de periodieke veilingen van Ritchie Bros. Je ziet wel dat hierdoor ook nieuwe initiatieven van de grond komen; Sales is bijvoorbeeld veel actiever geworden met de vermelding van beschikbare 2e hands machines op gespecialiseerde websites en communiceert ze consequent aan handelaren."
Invoering Algemene inkoopvoorwaarden
Een groot deel van Kuiken's inkopen betreffen de van Volvo, Sennebogen en John Deere ingekochte machines. Hierop zijn distributiecontracten van toepassing.
Interim operations coördinator Spijksma: "We kopen echter ook een behoorlijke stroom van onderdelen, facilitaire diensten, tijdelijke arbeidskrachten en consultancy in en hebben op advies van Miller-Fox besloten Algemene inkoopvoorwaarden in te voeren.
Niet alleen borgen we zo be
ter dat de juiste betalingstermijn wordt gehanteerd, maar onze inkopers kunnen er in het vervolg standaard naar verwijzen voor zaken als aansprakelijkheid en garantie. Dit scheelt een hoop werk."
Bewustwording
Belangrijk voor het project bleken een wekelijkse rapportage van werkkapitaal KPI's en periodieke gesprekken met het management van de werkmaatschappijen te zijn.
De werkmaatschappijen rapporteren de afbouw van het werkkapitaal in de vorm van een gestandaardiseerde, wekelijkse KPI-rapportage.
De KPI's zijn afgestemd op Kuiken's business en monitoren niet alleen de voorraad nieuwe machines, maar ook de voorraden 2e hands machines, attachments (bijvoorbeeld bakken en banden) etc. Stoker: "Via deze wekelijkse rapportage houden we grip op het werkkapitaal."
Volgens Kris Vochten, Managing Director van Kuiken's werkmaatschappij in België creëerden de gesprekken de juiste bewustwording: "De boodschap maar blijven
herhalen is niet altijd leuk, maar is in een dergelijk project zeer relevant.
Ik ben me zeer bewust geworden dat voorraden en betalingstermijnen geld kosten en ten koste gaan van de marge. Uiteindelijk verkopen we al die machines wel en betalen onze klanten, maar ik hou er veel meer rekening mee in m'n dagelijks werk.
Het project heeft bij ons absoluut tot een cultuurverandering geleid." Bij de Duitse werkmaatschappij Könicke bleek in de loop van het project dat het te grote aantal assemblagelocaties tot te weinig grip op het afleverproces leidde.
Kay Dückert, Geschäftsführer van Baumaschinen Könicke: "We hebben besloten het aantal assemblagelocaties van 6 naar 3 te reduceren en tegelijkertijd de binnendienst te centraliseren. Met deze maatregelen kan de doorlooptijd verkort worden, waardoor de voorraad nieuwe machines en het benodigde kapitaalsbeslag worden verlaagd".
Beter in balans
Alex Stoker: "We sturen nu scherper op onze cashflow. Het werkkapitaalproject heeft veel geld vrijgemaakt en dat hadden we hard nodig om binnen de financieringsafspraken
met de bank te blijven. Ook onze leverancier Volvo is geïnteresseerd in de voortgang van ons werkkapitaalproject en noemde ons laatst zelfs het beste jongetje van de klas".
John Spruitenburg vult aan: "We zijn nu absoluut beter in balans. Onze primaire focus
blijft gericht op de verkoop van nieuwe machines en het verlenen van service, maar de organisatie erachter is beter op orde."
Bron: creditexpo.nl
