Om feedback te vragen bij een van ‘s werelds meest ervaren bedrijven op het gebied van product reviews en verbeteradviezen op basis van klantervaringen, je moet het maar durven. Toch deed Payt het, in de vorm van een interview. Ze vroeg Hendrik-Jan Glerum, CEO van The Feedback Company, om zijn licht te laten schijnen op de samenwerking. Een samenwerking waarin Payt het debiteurenproces voor The Feedback Company verder automatiseerde tot een internationaal uitgerold totaalpakket, inclusief een end-to-end oplossing voor automatische incasso. Het werd een open vraaggesprek waarin Hendrik-Jan concreet uitlegt hoe zijn debiteurenproces verbeterde met de inzet van Payt en haar preferred partner voor automatische incasso Twikey.
Goedemorgen. Met wie hebben we het genoegen?
“Mijn naam is Hendrik-Jan Glerum en ik ben eindverantwoordelijk voor de Feedback Company. De Feedback Company is een ervaringsmanagementbureau. Wij verzamelen feedback voor onze klanten bij hun klanten. Om met die feedback richting te kunnen geven aan hun nieuwe toekomst of aan het vervolg van hun toekomst met hun bedrijf. Daarmee zijn wij wereldwijd actief.”
Kun je uitleggen wat het belang is van automatische incasso voor Feedback Company?
“De Feedback Company heeft een abonnement gedreven model en dan is efficiëntie cruciaal. In het proces van facturatie moeten we zorgen dat het zo automatisch en zo vlekkeloos mogelijk door de organisatie verloopt. We werken voor de financiële administratie met Exact Online. De relevante data gaat vervolgens naar Payt en dan voor zover relevant door naar Twikey. Die processen moeten vlekkeloos verlopen. En dat doet het. En de incasso verwerking verloopt uiteindelijk ook nog via mijn eigen bank, inclusief een geautomatiseerde aflettering en storno-afhandeling. Ideaal.”
Klinkt goed, maar hoe verliep de implementatie?
“De implementatie ging eigenlijk buitengewoon makkelijk. Het zijn- met ons facturatiesysteem meegerekend – vier standaard systemen die we heel makkelijk op elkaar konden aansluiten. Het was ook geen programmeren maar enkel configureren van het proces. Er is geen regel code gemaakt om de systemen te koppelen en in te richten. Dat werkt snel en robuust.”
Wat waren de issues voordat je met Payt ging werken?
“De issues waren met name dat ik de aantallen verkoopfacturen niet goed door de organisatie kon krijgen. We hadden te veel mensen nodig om die aantallen, duizenden facturen per jaar, toch goed door de organisatie te leiden. Nu, met deze organisatie- en automatiseringsslag, hebben we het veel soepeler en veel makkelijker in het afhandelen van ons debiteurenbeheer en facturatieproces.”
Software belooft altijd van alles. Wat waren jouw concrete resultaten?
“We gingen heel snel terug in het aantal debiteurendagen, maar ook het aantal storno’s is snel gedaald. De resultaten zijn echt heel snel bereikt. Bovendien heb ik nu echt twee mensen minder nodig voor het debiteurenbeheer. Die mensen houden zich nu bezig met zaken waarin ze veel meer echte waarde toevoegen voor de organisatie.”
Wat is in jouw ogen de sleutel van dit succes geweest?
“De basis is de eenvoud. Ik heb nu één proces waarbij ik al mijn facturen aanbied aan Payt vanuit Exact Online en mijn facturatiesysteem. Payt kijkt naar de betalingscondities en de kenmerken van de factuur en de debiteur. Het vervolgproces richting de klanten is daar perfect op afgestemd. Zowel qua communicatie, opvolging als geboden betaalmogelijkheden. Zo zit er bij elke factuur op rekening in de e-mail een knop om alsnog digitaal een B2B-mandaat af te geven. Zo stijgt het percentage klanten dat snel betaalt. De relevante dataset voor automatische incasso gaat vanuit Payt door naar Twikey. Twikey communiceert met Payt welke transacties zijn geslaagd en welke gefaald. Zo creëren we een waterdicht systeem zonder handwerk.”
Zou je Payt en Twikey aanbevelen aan andere organisaties?
“Ik zou hem iets breder willen trekken. Wat ik aan beide partijen heel prettig vind en waar wij ons ook graag, als Feedback Company, mee identificeren is het innovatieve karakter van beide partijen. Ze blijven doorontwikkelen, ook al is het product dat er staat eigenlijk al heel erg goed. Bijvoorbeeld het stornering-proces. Daar zaten nog best veel manuele handelingen in binnen Exact Online. Nu is er een nieuwe release van Payt geweest en die handmatige acties zijn er nu helemaal uit. Dat versnelt ons herinneringsproces waanzinnig en scheelt veel handwerk binnen de financiële afdeling. De feedback is dan ook uitermate positief. Ik ben heel blij met de stappen die we tot nu toe samen gezet hebben. Nu moeten we samen vasthouden dat we blijven innoveren. Daar heb ik alle vertrouwen in.”
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Payt in combinatie met haar automatische incassopartners? Bezoek de presentatie (13.15 uur in Dexter 24) tijdens de Credit Expo op dinsdag 7 november aanstaande in 1931 Congrescentrum ‘s-Hertogenbosch of kom langs op stand 32. Klik hier om u aan te melden voor een bezoek aan Credit Expo Nederland 2023 (gratis toegang als u tot de doelgroep behoort).
Bron: Credit Expo / Payt
