Als klanten tijdelijk een factuur niet ineens kunnen betalen, dan kan een betalingsregeling een effectieve oplossing zijn. Het probleem bij betalingsregelingen is echter dat het tijd en (dus) geld kost om deze op te zetten, te begeleiden en te bewaken en correct in de administratie te verwerken. Ook vanuit de klantrelatie kan een gesprek over achterstallige betalingen en/of betalingsregelingen gevoelig liggen; debiteuren schamen zich vaak om over dit onderwerp te praten.

Deelbetalingen.nl is ontwikkeld om deze issues voor eens en voor altijd tot het verleden te laten behoren. In dit interview praat ik met Raymond Tournier en Job Leijten (eigenaren en oprichters van Incassotool en Deelbetalingen.nl), over deze nieuwe softwareoplossing (feitelijk een nieuwe betaalmethode) waarmee schuldeisers en debiteuren in staat gesteld worden om op een klantgerichte, tijd- en kostenbesparende wijze betalingsregelingen te treffen en het (administratieve) proces daaromheen nagenoeg volledig te automatiseren.

Kun je iets meer over de achtergrond van Deelbetalingen.nl vertellen? Vanuit welke gedachte hebben jullie dit opgezet?

Job: “Vanuit mijn achtergrond en ervaring als deurwaarder was het treffen van een betalingsregeling een veel voorkomende en arbeidsintensieve activiteit. Betalingsregelingen moeten niet alleen haalbaar zijn, maar vervolgens ook opgesteld, gecommuniceerd, gecontroleerd en verwerkt worden. Ook het gesprek met de debiteur kan soms ongemakkelijk en tijdrovend zijn. Alles bij elkaar is het treffen van een betalingsregeling zowel in de uitvoering als in de administratieve verwerking een complex en tijdrovend proces. Mijn gedachte was toen dat het mooi zou zijn als we dit proces efficiënter, klantvriendelijker en effectiever zouden kunnen maken, met lagere (of zelfs geen) kosten voor de debiteur.

Ik kwam in contact met Raymond Tournier, die toen nog bij King Software werkte, om over de automatisering van het betalingsproces en in het bijzonder betalingsregelingen na te denken. Die samenwerking heeft geleid tot de oprichting van ons debiteurenbeheerplatform Incassotool.  Uiteindelijk heeft de komst van PSD2 tot de softwareoplossingen van Deelbetalingen.nl geleid, door deze technologie te combineren met bestaande functionaliteiten van Incassotool.

De focus van Deelbetalingen.nl ligt op het zoveel mogelijk voorkomen van kosten voor zowel schuldeisers als voor hun debiteuren, door het treffen van betalingsregelingen.  Door dit proces (bevestigen, begeleiden en bewaken) te automatiseren en de debiteur daarbij zelf de regie te geven kan veel tijd bespaard worden op de klantenservice, kunnen hoge kosten vermeden worden en neemt ook de kans op een succesvolle betalingsregeling toe. Dat draagt niet alleen bij aan de klanttevredenheid (en daarmee klantbehoud), maar deze opzet draagt ook effectief bij aan de behoefte van steeds meer bedrijven en organisaties om maatschappelijk verantwoord te incasseren.”

Op welke markt(en) richt jullie oplossing zich?

Job: “Deelbetalingen.nl richt zich zowel op grote als op kleine bedrijven en organisaties, die op een efficiënte en klantgerichte wijze betalingsregelingen (als betaalmethode) aan hun klanten willen kunnen aanbieden, maar dan zonder alle administratieve en tijdrovende rompslomp. Deelbetalingen.nl kan als oplossing niet alleen praktisch zijn voor klanten met achterstallige betalingen, maar ook voor organisaties die een deelbetaling op voorhand als service willen aanbieden aan hun klanten, zoals bijvoorbeeld het in termijnen betalen van de verplichte ouderbijdrage op scholen, of de contributie van sportverenigingen. Onze focus ligt vooral op debiteuren van schuldeisers die wel willen betalen, maar dit (tijdelijk) niet volledig kunnen. Voor klanten met ernstige financiële problemen ligt het treffen van regelingen minder voor de hand. Als hiervan sprake is biedt de software wel mogelijkheden om naar alternatieve oplossingen te zoeken. Ik kom daar nog op terug.”.

Hoe verloopt de onboarding? Hoe gaat het proces praktisch in zijn werk?

Raymond: “In de basis begint het met een kosteloze aanmelding op onze website, waar de schuldeiser zijn account aanmaakt. Al dan niet vervallen facturen kunnen daarna zowel individueel (handmatig) als batchgewijs door de schuldeiser worden aangeleverd, maar ook automatisch vanuit een boekhoud- of ERP-pakket van de gebruiker/opdrachtgever door middel van standaard datakoppelingen. Deelbetalingen.nl vereist dus geen aanpassingen van bestaande processen en/of (software)systemen, maar sluit er naadloos op aan. Betalingen komen binnen bij de schuldeiser en ontvangen betalingen worden via PSD2 gemonitord en verwerkt. Zo hebben en houden alle betrokken partijen een actueel overzicht van de (financiële) stand van zaken.”

 Je hebt betalingsregelingen in allerlei soorten en maten. Hoe gaat Deelbetalingen.nl hiermee om?

Raymond: “Op de achtergrond beschikken we over functionaliteit om het hele proces rondom betalingsregelingen flexibel in te richten, aansluitend op de wensen en vereisten van de schuldeiser. Zo kun je in ons systeem aangeven aan welke randvoorwaarden een betalingsregeling moet voldoen. Dan kun je denken aan het maximum aantal termijnen dat een betalingsregeling mag hebben en het instellen van een minimum termijnbedrag (afhankelijk van de hoogte van de hoofdsom). We werken met templates, zodat berichten als herinneringen of betalingsverzoeken in de huisstijl van de schuldeiser naar de debiteur verstuurd kunnen worden. Daarbij passen we nudging toe, zodat het voor de debiteur makkelijk te begrijpen is wat er van hem verlangd wordt. “

Hoe ziet het businessmodel van Deelbetalingen.nl eruit?

Raymond: “Ons businessmodel is simpel en overzichtelijk en kan door schuldeisers kostenneutraal worden ingezet. Voor iedere geslaagde deelbetaling brengen we aan de schuldeiser een vast bedrag in rekening. De schuldeiser kiest zelf of hij deze kosten (al dan niet deels) doorberekent aan zijn debiteur. Regelingen worden dus kosteloos getroffen, begeleidt en bewaakt, en kosten alleen  een vaste vergoeding per ontvangen deelbetaling.”

Hoe werkt Deelbetalingen.nl voor de klant (debiteur)?

Job: “De debiteur krijgt automatisch een e-mailbericht, sms of brief met een link en/of QR code. Dit bericht is in de huisstijl van de schuldeiser en feitelijk een vriendelijke  uitnodiging (gebruik makend van nudging) om een regeling te treffen, zodat de overdracht aan een incassobureau, en daarmee bijkomende kosten (nog) kan worden voorkomen. Maar debiteuren kunnen ook op de website hun huisnummer, postcode en factuurnummer invullen om te zien of hun schuldeiser al een account heeft, en zo ja, op die manier hun regeling ingeven.

De debiteur krijgt de mogelijkheid om zelf een voorkeur op te geven voor de dag waarop zij toekomstige deelbetalingen willen doen.  Vervolgens wordt de betalingsregeling automatisch per mail aan de debiteur bevestigd en krijgt daarna voor iedere termijn een reminder per e-mail of sms met een betaallink. Bij non-betaling ontvangt de klant nog twee reminders met een betaallink. Na betaling ontvangt de klant een vriendelijke bevestiging met opgaaf van het resterende saldo.

In voorkomende gevallen kan de debiteur de regeling tussentijds aanpassen (op meerdere manieren). Op die manier houdt de klant dus zelf de regie in handen om de regeling aan te passen als zijn financiële status daar aanleiding toe geeft.”

Wat als een regeling niet wordt getroffen of nagekomen?

Raymond/Job: “Het is aan de schuldeiser om daar iets mee te doen. Die kan de zaak uiteraard weer zelf oppakken, maar hij kan ook kiezen voor de uitgebreidere toepassingen van Deelbetalingen.nl. Kosteloos, want ook hier geldt dat Deelbetalingen alleen in het geval van werkelijke betaalde termijnen een vergoeding rekent.

De software staat toe dat derden (geautoriseerde service providers of verwerkers) acties kunnen verrichten. Die verwerkers kunnen gespecialiseerde bedrijven zijn die debiteuren nabellen (bijvoorbeeld in het kader van vroegsignalering en daarbij alsnog of opnieuw een regeling treffen), een huisbezoek uitvoeren of een incassozaak starten. Een schuldeiser sluit dus overeenkomsten met derden voor het uitvoeren van dit soort taken.  Daar gaat hierbij om het nemen van de juiste beslissing te nemen. Dit kan het treffen van een regeling/doorverwijzing naar (schuld)hulp zijn; het vaststellen of we met een niet-willer te maken hebben of het besluit om al dan niet tot gerechtelijke stappen over te gaan.

In Deelbetalingen.nl wordt  zo een centraal dossier opgebouwd dat toegankelijk is voor zowel de schuldeiser, de verwerkers en de debiteur. Ander voordeel is dat ook bij verkoop van vorderingen alle stappen, documenten en correspondentie inzichtelijk en beschikbaar blijven.”

Hoe weet een schuldeiser hoeveel deelbetalingen er zijn ontvangen en of dat overeenkomt met wat jullie in rekening brengen ?

Raymond: “Alle betalingen komen binnen op de bankrekening van de schuldeiser. Zodra een deelbetaling binnenkomt, herkent de software die betaling  door de PSD2 koppeling.  Vervolgens worden alle ontvangen deelbetalingen correct in de administratie van de schuldeiser verwerkt. Het aantal verwerkte deelbetalingen in de administratie van de schuldeiser vormt de basis voor de kosten die wij bij de schuldeiser in rekening brengen. Dit maakt de bewaking van wat wij aan onze gebruikers in rekening brengen overzichtelijk en controleerbaar.

Waarin onderscheidt jullie oplossing zich van reeds bestaande oplossingen?

Raymond/Job: “Allereerst is het belangrijk om voor ogen te houden dat Deelbetalingen.nl geen incasso-organisatie is, maar een softwareleverancier. Software waarmee je voortaan als schuldeiser wél makkelijk regelingen kunt faciliteren voor je klanten, maar dan dus zonder dat het je veel tijd en moeite kost, en waarbij de betalingen gewoon binnenkomen op je eigen rekening. Je kunt Deelbetalingen.nl inzetten naast je reeds bestaande applicaties, dus ook naast al bestaande regelingenfunctionaliteit in de gebruikte-software-oplossing. Met de inzet van deze nieuwe betaalmethode geef je je klant de mogelijkheid om de inzet van een incassobureau of  gerechtsdeurwaarders (en daarmee de bijbehorende kosten) te voorkomen.

Voor de klant is het prettig dat hij met toepassing van deze betaalmethode zelf de regie houdt over zijn betalingsverplichting, zonder dat hij met zijn leverancier persoonlijk contact hoeft te leggen. De klant hoeft geen schaamtedrempel te nemen én telefonisch niet in de wacht te staan bij de klantenservice. Daarmee wordt de druk op de klantenservice ook aanzienlijk verlaagd. Uiteraard kunnen de medewerkers van de klantenservice ook zelf de regelingen ingeven op Deelbetalingen.nl op een moment dat een klant dit aangeeft in een gesprek.

Voor de leverancier is het unieke, dat dankzij de PSD2 koppeling, de administratieve verwerking van de ontvangen betalingen gestroomlijnd en betrouwbaar verloopt. Met Deelbetalingen.nl geef je niet alleen concreet invulling aan sociaal verantwoord incasseren, maar bewerkstellig je ook klanttevredenheid en klantbehoud.”

Deelbetalingen.nl is partner van Credit Expo 2022 op dinsdag 8 november in Congrescentrum 1931 in ‘s-Hertogenbosch. Wilt u meer weten over Deelbetalingen.nl en persoonlijk kennismaken, bezoek dan standnummer 29. Daarnaast zal Deelbetalingen.nl tijdens Credit Expo ook een presentatie verzorgen. Klik hier om u aan te melden voor een bezoek aan Credit Expo 2022 (gratis toegang als u tot de doelgroep behoort).

Bron: Credit Expo