Bedrijven en instellingen onderschatten de gemiddelde totale kosten voor het innen van een factuur.
Een meerderheid van de ondernemers denkt per factuur gemiddeld € 2 kwijt te zijn. In werkelijkheid kunnen die kosten honderden procenten hoger uitvallen: hoewel ze per branche sterk verschillen, liggen ze ruwweg tussen € 2,50 tot wel € 60 per factuur.
De meest onderschatte kosten in het proces van facturatie en debiteurenbeheer (F&D) zijn die voor klantenservice en ICT. Geoptimaliseerde uitvoering door een in F&D gespecialiseerde partij biedt veel kansen om de kosten te verlagen. Een besparing van 10% is vaak zonder meer mogelijk; in sommige branches kan het besparingspotentieel oplopen tot meer dan 40%. Dat blijkt uit onderzoek van GGN, uitgevoerd samen met EY Advisory en een aantal creditmanagement experts.
Rekenmodel geeft inzicht in besparingspotentieel
GGN heeft samen met EY Advisory een rekenmodel ontwikkeld dat de Total Cost of Ownership (TCO) van F&D en het besparingspotentieel in kaart brengt. Het levert verrassende inzichten op. Doorrekening bij een hogeschool, een coöperatie in levensplanning en een woningstichting laat sterke variatie zien, afhankelijk van organisatie, sector en branche. De hogeschool kan op jaarbasis zo’n 165.000 euro besparen op uitvoeringskosten en zo’n 85.000 euro op afboekingen; de kosten per factuur kunnen dalen met meer dan 40%. De woningstichting bespaart op jaarbasis mogelijk 80.000 euro op uitvoeringskosten en 33% op de kosten per factuur. Het F&D-proces van de coöperatie is ingewikkelder waardoor de kosten per factuur € 58 bedragen; het besparingspotentieel per factuur is 10%.
Verlagen van uitvoeringskosten
Het grootste deel (60-70%) van het besparingspotentieel betreft het verlagen van de uitvoeringskosten. Dit kan op verschillende manieren. Vooral de kosten voor klantenservice – het afhandelen van vragen en klachten – en aan F&D gerelateerde software kunnen omlaag. Ongeveer een derde van het besparingspotentieel is het resultaat van lagere afboeking en minder rentekosten door debiteuren te bewegen eerder te betalen.
Uitbesteding facturatie en debiteurenbeheer
Het onderzoek oppert verschillende mogelijkheden om het F&D-proces te optimaliseren, waaronder (gedeeltelijke) uitbesteding aan een gespecialiseerde partner. Bedrijven kunnen daar bezwaren tegen hebben, bijvoorbeeld uit vrees hun rechtstreekse klantcontacten te verliezen. Het onderzoek toont aan hoe opdrachtgevers juist profiteren van een in F&D gespecialiseerde partij en zelf de regie houden.
Bron: www.creditexpo.nl
