Werknemers die NIET betrokken zijn bij het credit management binnen hun organisatie hebben vaak een verkeerd beeld van wat de afdeling precies doet.
Ze denken dat die mensen van ’s morgens tot ‘s avonds debiteuren stalken. Dit komt helemaal niet overeen met de dagelijkse praktijk. Zo blijkt uit een onderzoek uit de UK, de Credit Control Benchmark van OnePosting. Maar waar besteedt de afdeling credit management zijn tijd dan wel aan?
Facturatie (5%)
Hier gaat het vaak om de opmaak en de verzending van (digitale) facturen. De perceptie is dat credit managers zich hier veel mee bezighouden. Bij veel bedrijven hoort dit echter niet thuis op de afdeling credit management.
Incasso (16%)
Bedrijven kunnen heel wat maatregelen nemen om late betaling te vermijden, maar het is haast onmogelijk om dit tot een nulpunt te brengen. In de praktijk gaat ongeveer 16% van de tijd naar de opvolging van late betalers, incasso dus. Het gaat dan om het versturen van herinneringen, aanmaningen en telefonisch incasseren.
Debiteurenbeheer (21%)
Hier gaat het om het (preventief) screening van debiteuren en proactief klantencontact in relatie tot openstaande rekeningen. 21% is in mijn ogen erg aan de lage kant.
In de ideale wereld zou credit management alle prospecten en klanten moeten screenen. Vervolgens vertelt credit management het salesteam welke klanten en prospecten het prioriteit moet geven en wie het beter kan laten. Op die manier verspillen verkopers geen tijd meer aan zakenrelaties die het niet waard zijn (lees: slecht betalen, geen groeipotentieel hebben of onvoldoende zullen opleveren). Ook kan sales op deze manier goed met finance afstemmen welke leveringsvoorwaarden passend zijn bij het bedrijf.
Deze werkwijze vraagt uiteraard een vertrouwensrelatie tussen sales en finance, al zijn ze in de praktijk niet altijd de beste vrienden. Credit management zou zich, bij debiteurenbeheer ook proactiever moeten bezighouden met het onderhouden van klantencontact. Klantinformatie en de correctheid van de facturen controleren, geeft de kans om in dialoog te gaan met de klant. Zeker bij disputen krijgt credit management als eerste te horen of er klachten zijn. Dit is waardevolle informatie die in de praktijk te weinig wordt teruggekoppeld. Een systeem waar zowel commercie als finance informatie opslaat rondom klanten, zou hier een grote stap in zijn.
Compliance (24%)
Bijna een kwart van de tijd gaat volgens het onderzoek naar compliance. Dit is meteen één van de belangrijkste activiteiten binnen de afdeling credit management. Onder compliance verstaat het onderzoek het volgende:
- Een back-up maken van documenten waarop de facturen gebaseerd zijn, zoals bestelbonnen, leveringsbonnen en contracten.
- Het maken van traditionele rapportages, bijvoorbeeld het rapporteren over de omzet van een bepaalde productlijn of het verbruik van klanten in een specifieke regio.
- Klantencontact om inkooporders en (gewijzigde) facturen op elkaar af te stemmen.
- Online facturen opladen. Grotere bedrijven vragen wel eens om facturen in te voeren via online portals en aanvaarden geen facturen via e-mail of op papier.
- Facturen in overeenstemming brengen met de wensen van klanten is de voorbije jaren uitgegroeid tot een belangrijke, maar behoorlijk tijdrovende bezigheid, zo blijkt uit dit onderzoek.
Betalingsadministratie (28%)
Veel tijd gaat naar de optimale verwerking van betalingen. In de praktijk komt het erop neer dat ontvangen bedragen moeten worden toegewezen aan het juiste account en de juiste factuur.
Een groot deel bestaat uit verzoeken van klanten voor een kopie van de factuur. Vaak omdat de klant die niet ontvangen heeft of – meestal bij late betalers – beweert ze niet te hebben ontvangen. Maar soms heeft een klant ook meerdere exemplaren nodig.
Het wordt vaak bemoeilijkt door misverstanden of miscommunicatie tussen verkopers, klanten, facturatiedienst en creditteams. Het komt meer dan eens voor dat verkopers prijzen afspreken met klanten en dat niet laten weten aan andere betrokken teams. Met als resultaat dat klanten een factuur krijgen met prijzen die niet zijn afgesproken.
Ook meer gecompliceerde facturatieprocessen, met onder andere terugbetalingen en kortingen, beïnvloeden de tijd die naar de betalingsadministratie gaat. Fouten gaan immers steeds gepaard met creditnota’s en de opmaak van nieuwe facturen met de correcte gegevens. Dubbel werk en een serieuze bron van tijdverlies.
Ook een gebrek aan referenties bij betalingen is een bron van tijdverlies en misverstanden. Als de klant geen referentie opgeeft, dan zullen logisch gezien de oudste facturen afgeboekt worden met nieuwe betalingen. Maar zo ziet de klant het niet altijd. Het gebeurt vaak dat hij de betaling van andere facturen in gedachten heeft. Een gebrek aan referenties leidt dus tot giswerk en het vraagt heel wat tijd om de desbetreffende betalingen aan de juiste account en de juiste facturen toe te wijzen.
Conclusie
Zoals blijkt uit onderzoek valt of staat alles bij het maken van goede afspraken en het communiceren hiervan. Zowel tussen klant als leverancier, als tussen commercie en finance. Door vooraf meer informatie te delen, zal de kostbare tijd van de credit manager verschuiven van administratie en correcties, naar daar waar het echt om draait: het voorkomen van afschrijvingen en inzicht bieden in groeikansen.
Meer tips & gratis informatie?
>> Download ePaper tips voor betere relatie credit management & sales
>> Download ePaper onderzoek relatie credit management & sales
Bron: Graydon Blog
