Binnen The Greenery bestond de behoefte om zeker te stellen dat er geen onterechte betalingen werden verricht aan klanten en leveranciers. Finance manager Gerard Meeuwis vertelt hoe dit proces is gewaarborgd.
The Greenery is mede door fusies en overnames in de afgelopen jaren uitgegroeid tot een toonaangevende internationale speler in de groente, fruit en champignonmarkt. Uiteraard heeft dit gevolgen voor de administratieve organisatie met grote volumes inkoop en verkoopfacturen. Alleen al het aantal binnenkomende facturen bedraagt circa 100.000 per jaar. Daarnaast heeft The Greenery als uitdaging dat de logistieke en financieel-administratieve systemen na alle fusies en overnames nog niet volledig zijn geïntegreerd. De mogelijkheid bestond dat een leverancier in verschillende systemen was aangemaakt met mogelijkerwijs niet overal dezelfde stamdata. De beheersbaarheid van deze data en consistentie daarin zijn natuurlijk cruciaal “Dit gaf een verhoogd risico dat geld ten onrechte het bedrijf zou verlaten”, zegt finance manager Gerard Meeuwis, binnen The Greenery verantwoordelijk voor de financiele administratie.
Steekproefsgewijze controle van de uitgaande geldstromen bracht geen onrustbarende feiten aan het licht. Gerard Meeuwis wilde echter meer zekerheid of er geen geld ‘weglekte’ richting crediteuren. Hij schakelde Transparent in voor een Recovery Audit, waarbij een analyse werd gemaakt van alle uitgaande betalingen. De data werd door ons electronisch aangeleverd en door Transparent in hun software ingelezen, waar zij vervolgens data mining op toegepast hebben. Transparent spitte ruim drie jaar aan gegevens door lopend vanaf begin 2006 tot medio 2009.
Rond de 350.000 facturen werden nageplozen. Wat bleek? The Greenery had voor een te verwaarlozen bedrag onverschuldigd betaald. Incidenteel was er een creditnota niet verrekend of was er een vergissing met de valutacode gemaakt. Bijvoorbeeld een US Dollar factuur als EURO factuur ingeboekt. “Waar Transparent iets gevonden had, werden leveranciers na onze goedkeuring en uit onze naam aangeschreven met het verzoek terug te betalen. Transparent had ook het incassotraject ter hand kunnen nemen. Dat bleek gelukkig niet nodig, mede omdat de gevonden bedragen beperkt waren.”
Een onderdeel van de audit betreft ook een zogenaamde Data Enrichment analyse. “Hierbij wordt de stamdata uitvoering geanalyseerd en worden bijzonderheden gerapporteerd. Dit heeft ons ook een schat aan informatie opgeleverd. Bijvoorbeeld leveranciers die heel veel kleine facturen sturen, leveranciers waar al langere tijd geen zaken meer mee gedaan is, leveranciers met meerdere bankrekeningnummers in onze verschillende systemen. Ook wordt data verrijkt met bijvoorbeeld KvK-nummers of BIC codes waar dit nog ontbrak. Zaken dus waar wij direct ons voordeel weer mee kunnen doen en waardoor het bronbestand dynamischer en actueler werd.”
Al met al is Gerard Meeuwis zeer tevreden over de samenwerking met Transparent. “De inspanning die het ons heeft gekost was beperkt, aangezien de Recovery Audit zich grotendeels op hun kantoor en binnen hun datacenter af heeft gespeeld.” De periodieke afstemvergaderingen waren mede gelet op bovenstaande maar incidenteel nodig.
Transparent werkt op no cure, no pay-basis en het was dan ook ‘een beperkte vangst’, zoals Meeuwis het uitdrukt. “Fijn voor ons, minder fijn voor Transparent. Samenvattend heeft de audit aangetoond dat wij al ver zijn in onze beheersing van deze risico’s. Met de uitkomsten hebben wij de processen nog verder aangescherpt en wordt er nu nadrukkelijk gewerkt met een stamdata strategie en dit zal onze borging nog verder vergroten.”
Wilt u meer weten? Volg dan de sessie “Speurtocht naar weggelekt geld” met Gerard Meeuwis. De sessie wordt gehouden op woensdag 17 november 2010 tijdens de 6e Credit Expo in het Nieuwegein Business Center.
Bron: creditexpo.nl
