Eindelijk. U gaat de grens over. Weliswaar bent u nog geen multinational, maar uw product wekt belangstelling in andere landen. Er liggen kansen en die wilt u, als goed ondernemer, benutten.
De koffers gepakt, de demo’s geladen, de tickets besteld: u bent klaar voor de klanten buiten Nederland. Op de contracten na dan. Want na het klinken van de glazen op een principeovereenkomst, moet er wel een officieel contract worden opgesteld. Da’s geen sinecure. Waar moet in het buitenland rekening mee houden? Het zou toch handig zijn als er een soort template voor internationale contracten was. Tadaa. Dat is er. Ook voor bedrijven die niet de schaalgrootte hebben van een Philips, Shell of Akzo Nobel.
Natuurlijk is dat er. Al heel lang. Alleen weten slechts weinigen dat Incoterms, want zo heet het, ook voor MKB en MKB+-bedrijven is die de grens overgaan. De eerste versie van de International Commercial Terms stamt al uit 1936. Destijds was het vooral bedoeld als richtlijn voor de internationale handel en bevatte het definities voor termen in het internationale, zakelijke verkeer. Tegenwoordig is het een internationale standaard waarin mogelijke risico’s en daarmee gepaard gaande kosten in kaart worden gebracht. Partijen die overeenkomsten onder Incoterms afsluiten, komen overeen dat bepalingen in het contract altijd conform de definities van Incoterms zijn. Het voorkomt dure misverstanden.
Of weet u wat DDP inhoudt? U kunt het Googelen en dan vindt u de verklaring van de afkorting: delivery duty paid. Ok…en dan? Het betekent dat u als leverancier alle kosten en verantwoordelijkheid voor de goederen zelf en het transport draagt, totdat de goederen daadwerkelijk tot beschikking komen van de klant. Ook de risico’s van het transport, import en export zijn voor rekening van de leverancier. Dat kunt u zo afspreken met de klant, zolang u en uw klant maar hetzelfde begrip hebben van de juridische consequenties die DDP met zich meebrengt. Die zekerheid biedt Incoterms. Het dekt de risico’s zelf vanzelfsprekend niet af.
Vanzelfsprekend zorgt de ICC – de overkoepelende internationale organisatie voor de kamers van koophandel – ervoor dat de Incoterms bij de tijd blijven. Gezien de onstuitbare opkomst van cloud en andere IT-diensten, is dat een behoorlijke klus. Voorbeeld: tot 1990 was een papieren versie het enige rechtsgeldige document om aan te tonen dat producten waren geleverd en ontvangen. Sinds 1990 is een elektronisch document ook geldig, mits hierover tussen koper en verkoper overeenstemming is. Feitelijk heeft u met Incoterms een kapstok. Maar let op: Incoterms alleen is niet voldoende. Het is en blijft een basis, een standaard waarnaar u in uw contract met de klant kunt verwijzen. Het zal uw leven in elk geval een stuk gemakkelijker maken.
Suzanne van der Horst is trainer, personal coach en eigenaar van Debtor Business. Debtor Business helpt haar bedrijven aan het verbeteren van hun werkkapitaal d.m.v. vier pilaren: Consultancy – Outsourcing – Training/ opleiding – Factoring. Volg Suzanne ook op twitter.com/Debtorbusiness.
