Order to cash: het klinkt zo simpel… het is een kwestie van een order binnenhalen en daarna wachten tot de betaling binnenkomt, toch? Was het maar zo gemakkelijk!
In werkelijkheid is order to cash (OTC) een ingewikkeld proces dat om een serieuze strategie vraagt. Om het proces goed te laten verlopen is het belangrijk om te beseffen hoe groot de rol van klantrelaties zijn in dit geheel.
OTC als een tijdlijn
Als je het OTC proces wilt verbeteren – en hoe je daarbinnen omgaat met klanten- is het een goed idee om het proces te benaderen als een tijdslijn:
- Order management
Het aanmaken, verwerken en leveren van de bestelling. - Bill to cash
Het verzenden van de factuur, monitoren, opvolgen en ten slotte boeken van de betaling.
Elke actie op deze tijdlijn is een vervolg van de vorige actie en als alles goed verloopt volgen de stappen erna vanzelf.
De manier waarop je met je klanten omgaat, samenwerkt, communiceert en eventuele problemen oplost bepaalt hoe soepel het order to cash proces kan verlopen.
Bouwen (en verstevigen) van de relatie
Ieder bedrijf heeft een eigen manier om ordermanagement uit te voeren, uiteraard ook afhankelijk van het product of de dienst die wordt geleverd.
De sleutel tot succes is om gedurende het gehele order to cash proces aandacht te blijven houden voor jouw klant. Bij de ontvangst van een order is het belangrijk om te weten welke wensen en eisen de klant heeft.
In het bill to cash proces moeten facturen op het juiste moment naar de juiste persoon verzonden worden. Communicatie met de klant is essentieel om de betalingen op tijd te kunnen ontvangen.
Beschouw deze stappen als kansen om een sterke relatie op te bouwen met jouw klanten. Door dit proces soepel en positief te laten verlopen moedig je meteen toekomstige business aan.
3 snelle tips voor goede klantrelaties in O2C
Een succesvol O2C proces bereik je alleen door hard werken en toewijding. Er is ook geen gemakkelijke manier om sterke relaties met klanten op te bouwen. Dit kost tijd.
Wel hebben we een paar ideeën die je een heel eind op weg kunnen helpen:
- Communiceer
Laat geen dingen onbesproken tussen jou en jouw klanten. Houd ze op de hoogte van elke stap van het proces. - Manage informatie zorgvuldig
Behandel gegevens zoals ordergegevens, contactgegevens van klanten en betalingsgegevens met aandacht. Dit betekent dat je elke wijziging bijwerkt en ook deelt indien relevant. Zo zorg je ervoor dat elke rapportage en analyse op de juiste data is gebaseerd. - Omarm klachten
Klachten zijn een teken dat er iets in je O2C proces niet goed werkt. Misschien zie je ertegenop om klachten op te lossen, maar draai dit eens om! Klachten zijn een kans om jouw organisatie te verbeteren en als je het goed aanpakt kunnen ze een wezenlijke bijdrage leveren aan het opbouwen van een sterkere relatie met de klant.
Er zijn vele tools beschikbaar om het O2C proces te stroomlijnen en ook voor het verbeteren van klantrelaties. Jouw proces en doelstelling bepalen wat voor jouw organisatie de juiste oplossing is.
Bron: Credit Expo
