Vanwege de toenemende focus op professionalisering en flexibiliteit, zijn veel organisaties gedwongen te reorganiseren. Dit proces gaat vaak gemoeid met zaken als automatisering, migraties van ERP systemen, overnames, implementatie van scanning modules, opzetten van shared service centers etc.
Deze veranderingen kunnen allemaal van invloed zijn op de kwaliteit van het leveranciersbestand en leiden dan al gauw tot onverschuldigde en dubbele betalingen.
Oorzaken van dubbele betalingen
Een vervuild leveranciersbestand is een belangrijke oorzaak van onverschuldigde en dubbele betalingen. Het is daarom belangrijk dat u uw data laat controleren, zodat dubbele of foutief ingeboekte facturen, gemiste betalingskortingen, betalingen in onjuiste valuta en handmatige spoedbetalingen tijdig ontdekt worden. Periodieke controle is een van de belangrijkste middelen om onverschuldigde en dubbele betalingen te voorkomen.
Dubbele betalingen groot deel foutieve transacties
Transparent heeft recentelijk een benchmarkonderzoek verricht onder 250 klanten uit verschillende industrieën, die gezamenlijk meer dan €1.150 miljard aan financiële data hebben. Uit dit onderzoek blijkt dat tot 0,1% van alle transacties fout gaat. Dit percentage is relatief klein en lijkt hierdoor verwaarloosbaar. In geld uitgedrukt komt dit percentage echter neer op tientallen miljoenen aan misgelopen werkkapitaal in de vorm van dubbele betalingen, gemiste betalingskortingen enzovoort. Foutieve transacties leiden gauw tot errors (lees: onverschuldigde en dubbele betalingen). In het benchmarkonderzoek is naar voren gekomen dat een groot deel van deze errors een dubbele betaling betreft, en dus verloren werkkapitaal voor een organisatie betekent. Een enkele organisatie loopt al gauw duizenden tot tonnen euro’s aan werkkapitaal mis door dubbele betalingen. Veel organisaties staan hier niet bij stil en kunnen het zich niet voorstellen dat leveranciers dubbele betalingen ontvangen en er werkkapitaal weglekt. De cijfers liegen er echter niet om!
Transparent helpt organisaties bij het opsporen van onder andere onverschuldigde en dubbele betalingen, door middel van intern ontwikkelde software. Aanvullend wordt gebruikgemaakt van manuele analyse, fuzzy matching en verificatie voor een diepgaande controle van de financiële data. Naast het opsporen van onverschuldigde en dubbele betalingen in ERP data, worden ook statementverzoeken naar de leveranciers van onze cliënten verstuurd, om saldoafstemming te verrichten. De openstaande posten die achterhaald worden bij leveranciers, zijn vaak het gevolg van dubbele betalingen van leveranciersfacturen.
Bron: Transparent
